In base all’inquadramento civilistico sono previsti i seguenti libri obbligatori (art. 2214 c.c.): • Libro giornale: deve indicare giorno per giorno le operazioni relative all’esercizio dell’impresa (art. 2216 c.c.). Riporta la rilevazione delle movimentazioni economiche (costi e ricavi), di quelle finanziarie (nei conti intestati a crediti, debiti e disponibilità liquide) e di quelle patrimoniali (nei conti delle immobilizzazioni); • Libro degli inventari: deve contenere l’indicazione delle attività e delle passività dell’impresa (art. 2217 c.c.); • Libro mastro: non previsto obbligatoriamente ma necessario per la sistematicità delle scritture contabili, implicitamente compreso fra le «altre scritture contabili» richieste dalla natura e dalla dimensione dell’impresa (art. 2214 c.c.); • Bilancio d’esercizio; • Bilancio consolidato (previsto per i «Gruppi di imprese»); • tutti i «Libri sociali» previsti dal codice civile in relazione alla forma giuridica dell’impresa.1
Occorre inoltre: • conservare gli originali di lettere, telegrammi, fatture ricevute e spedite; • conservare per dieci anni tutti i documenti e le scritture contabili (art. 2220 c.c.); • numerare progressivamente tutti i libri contabili: le scritture devono essere tenute secondo le norme di una ordinata contabilità, senza spazi in bianco; le cancellazioni devono eseguirsi in modo che le parole cancellate siano comunque leggibili (artt. 2215, 2219 c.c.).
In base all’inquadramento fiscale sono previsti i seguenti libri obbligatori:
• i Libri già previsti dalla normativa civilistica; • Libro dei beni ammortizzabili; • Libro Iva acquisti; • Libro Iva vendite; • Libro Iva corrispettivi (obbligatorio solo se si emettono scontrini o ricevute fiscali); • Libro Iva riepilogativo (obbligatorio solo se vi sono più libri relativi alle vendite);2 • Scritture di magazzino, solo se l’impresa supera certe dimensioni; • Libri obbligatori per particolari settori di attività e/o tipologie di operazioni.3
È prevista la possibilità di non tenere i Libri Iva ed il Libro dei beni ammortizzabili se:
• le registrazioni sono effettuate nel Libro giornale; • su richiesta dell’Amministrazione Finanziaria sono forniti, in forma sistematica, gli stessi dati che si sarebbero dovuti annotare nei suddetti registri. In base ad altre normative sono inoltre previste ulteriori scritture obbligatorie che variano anch’esse a seconda del settore di attività.4 Le più importanti, nel caso l’impresa si avvalga di dipendenti, sono:
• il Libro Unico del Lavoro (che ha recentemente sostituito il Libro Matricola, il Libro Presenze ed il Libro Paga); • il Libro Infortuni.
1 Come il Libro dei verbali delle assemblee dei soci, il Libro delle adunanze del Consiglio di Amministrazione, il Libro soci, ecc. Si rammenta in proposito che l’art. 16 del d.l. 29 novembre 2008, n.185, convertito nella legge 28 gennaio 2009 n. 2, ha sancito l’abolizione del Libro soci per le Società a responsabilità limitata, attribuendo alla pubblicità del Registro Imprese, a far data dal 30 marzo 2009, pieno valore non solo verso i terzi, ma anche nei riguardi delle società stesse.2Perché, per esempio, l’impresa emette più serie di fatture relative a diverse attività o diversi punti vendita, oppure emette sia fatture che scontrini; altrimenti la liquidazione Iva può essere fatta sul Libro Iva vendite).3 Ad esempio: • Registro dichiarazioni di intento (per gli esportatori abituali e i loro fornitori); • Registro carico e scarico beni usati (per le imprese che comprano e vendono beni usati); • Registro stampati fiscali (per le imprese che vendono blocchi di fatture e ricevute fiscali); • Registro delle tirature (per le imprese che effettuano attività di editoria); • Registro dei corrispettivi per mancato/irregolare funzionamento del registratore di cassa; • ecc.4 Ad esempio il Libro dei noleggi in caso di attività di noleggio autovetture.
Secondo la normativa civilistica:
• tutti gli imprenditori commerciali: - persone fisiche; - società di persone; - società di capitali; - enti commerciali; - enti non commerciali (relativamente all’attività commerciale eventualmente svolta).
Secondo la normativa fiscale:
• società ed enti commerciali soggetti ad Ires; • persone fisiche e società di persone che nell’esercizio precedente hanno conseguito ricavi annui superiori a: - € 400.000, se esercitano attività di servizi; - € 700.000, se esercitano altre attività.1
1 Limiti così aggiornati a seguito delle modifiche introdotte dall’articolo 7, comma 2, del d.l. 70/2011.
Tenere la contabilità ordinaria comporta:
• la rilevazione di ogni movimentazione riguardante l’impresa: quindi registrazione fatture emesse, d’acquisto, ricevute, altri costi o ricavi, prima nota, movimentazione dei conti cassa, banca, crediti verso clienti, debiti verso fornitori, crediti/debiti verso amministratori, crediti/debiti verso soci, immobilizzazioni, ecc.; • la necessità di schede contabili intestate: - ad ogni tipologia di conto sia economico che numerario necessario per l’attività dell’impresa; - nominativamente ad ogni cliente ed ogni fornitore.
Attenzione che…
• se la contabilità è tenuta bene l’Amministrazione Finanziaria può effettuare accertamenti solo di natura analitica (cioè non può prescindere senza motivazione dalle rilevazioni contabili); • se la contabilità non è tenuta bene l’Amministrazione Finanziaria può prescindere dalla stessa e ricorrere a strumenti accertativi di natura sintetica (cioè può presumere un certo reddito d’impresa anche a prescindere dalle rilevazioni contabili).
NOTA BENE: la contabilità non è correttamente tenuta se presenta omissioni o false o inesatte indicazioni, irregolarità formali gravi, numerose e ripetute tali da renderla inattendibile.1
1 Ai sensi dell’art. 39 comma 2 d.P.R. n. 600/73.
Il termine per la stampa dei libri è il seguente:
• entro la data di invio delle dichiarazioni dei redditi (attualmente il 30 settembre): quindi, ad esempio, i libri contabili relativi al 2011 devono essere stampati entro il 30 settembre 2012;
• la stampa del Libro inventari ha un termine successivo (entro 3 mesi dalla data di invio telematico delle dichiarazioni dei redditi): quindi, ad esempio, il Libro inventari relativo al 2011 deve essere stampato entro il 31 dicembre 2012.