Come ottenere la nomina a Incaricato della Registrazione (IR)

L'aspetto più delicato e critico nel rilascio dell’identità digitale è rappresentato dalla fase di riconoscimento del soggetto richiedente: infatti, è necessario assicurare, in modo certo, l'identità anagrafica del soggetto richiedente attraverso la corrispondenza dei suoi dati anagrafici riportati nei documenti di identità con la persona che deve essere fisicamente presente davanti all’operatore preposto al rilascio dei certificati digitali.

A tal fine, tutti gli operatori materialmente coinvolti nel processo di rilascio, devono possedere specifici requisiti di competenza e serietà professionale, come pure di organizzazione per garantire i necessari livelli di qualità e sicurezza dell'identità digitale rilasciata.

I ruoli di QSTP, RA e IR

L’attività di rilascio della CNS, che contiene un certificato digitale di autenticazione ed uno di sottoscrizione, vede coinvolti più soggetti e con diversi ambiti di responsabilità.

La Camera di commercio di Torino, ai sensi del D.P.R. 117/2004, è titolare del rilascio del certificato di autenticazione CNS - Carta Nazionale dei Servizi mentre, mentre per il rilascio dei certificati di sottoscrizione (firma digitale), ha assunto la qualifica di Registration Authority (di seguito “RA”) da parte di InfoCamere S.C.p.A., prestatore fiduciario di servizi digitali qualificati (QTSP - Qualified Trust Service Provider o anche “Certificatore”), accreditato presso l’Agenzia per l’Italia Digitale (AgID).

Cioè, per l’attività di rilascio dei dispositivi digitali CNS, l’Ente opera sotto la diretta responsabilità del Certificatore, che resta l’unico responsabile del riconoscimento dell’utente, anche ai sensi dell’art. 32 del CAD e del DPCM 30 marzo 2009.

L’Ente, nel suo ruolo di RA, si avvale sia di propri dipendenti, opportunamente formati e istruiti, sia della collaborazione fiduciaria di soggetti terzi che nomina Incaricati alla Registrazione (IR) per lo svolgimento delle attività di riconoscimento e registrazione della richiesta di rilascio CNS.

Quali soggetti possono essere nominati IR?

L’Ente ha definito le seguenti categorie di tali soggetti che, previa verifica del possesso dei requisiti, può accreditare, cioè nominare IR:

• persone fisiche: professionisti iscritti a un Ordine/Registro afferente alla provincia di Torino che svolgono di persona le attività previste dalla nomina a IR (vedi sezione "Nomina IR - persone fisiche")
• persone giuridiche: a) professionisti che soddisfano ai requisiti del punto precedente e che svolgono l'attività di IR avvalendosi di collaboratori/dipendenti ovvero operano in forma aggregata (studi professionali o associazioni di professionisti);
  b) società di servizi, con esclusione delle ditte individuali,  che operano nell'ambito delle pratiche amministrative e rilascio certificati ovvero, seppur con diversa ragione sociale, hanno dimostrato di  possedere specifiche caratteristiche organizzative e profili di competenza coerenti con il rilascio delle CNS.  I compiti previsti dalla nomina a IR sono svolti dai dipendenti e/o da collaboratori, sotto la diretta responsabilità del legale rappresentante (vedi sezione "Nomina IR - persone giuridiche").

La nomina a IR è formalizzata attraverso la sottoscrizione di un contratto di mandato a titolo gratuito della durata massima di tre anni che non prevede il tacito rinnovo.

Il soggetto che ottiene la nomina a IR da parte dell'Ente, potrà effettivamente operare solo dopo la frequenza di un corso di formazione in e-learning con superamento di test finale, predisposto dal Certificatore, e da ripetersi annualmente.

Di seguito il dettaglio delle procedure di accreditamento per IR - persone fisiche e IR - persone giuridiche.

Nomina IR – persone fisiche

1. Leggere con attenzione tutta la seguente documentazione inerente l'incarico:

Schema generale di contratto IR persona fisica
Disciplinare IR
Manuale operativo CNS
Manuale operativo certificati qualificati
Modulo nomina IR persona fisica
Autocertificazione requisiti 

2. Compilare a video il Modulo nomina IR - persona fisica.
3. salvare il contenuto in un nuovo file pdf, formato pdf/A, mantenendo lo stesso nome ma con l'aggiunta del nominativo del professionista; ad esempio: “Modulo nomina IR persona fisica - Mario Rossi.pdf”.
4. Sottoscrivere tale file digitalmente, selezionando la modalità di firma PADES. Attenzione: poiché anche il file pdf/A ha l’estensione .pdf, accertarsi di firmare il nuovo file pdf/A e non il .pdf usato per la compilazione!
5. Inviare via PEC all'indirizzo cns@to.legalmail.camcom.it il modulo di richiesta sottoscritto, allegando copia del documento di identità (scansionato/fotografato con l'immagine nitida e leggibile). Indicare nell'oggetto della PEC: "Modulo nomina IR persona fisica – Cognome Nome del professionista".
6. L’Ente svolge l'istruttoria dell'istanza e, se accolta, redige il contratto di mandato, lo firma digitalmente e lo trasmette alla PEC del professionista.
7. Il professionista, a sua volta, lo firma digitalmente e lo restituisce all’Ente via PEC, unitamente alla ricevuta di pagamento dell’imposta di registro.
8. Successivamente, il professionista compila l’Autocertificazione requisiti, indicando il numero di protocollo del contratto di mandato sottoscritto e la invia esclusivamente alla PEC del QTSP InfoCamere. Tale documento non deve pervenire all’Ente in nessun caso, neanche in conoscenza!
9. L’Ente, ricevuto il contratto controfirmato, comunica  i dati dell'IR al Certificatore.
10. Il Certificatore, verificato di aver ricevuto l'Autocertificazione requisiti, provvede a trasmettere alla PEC dell’IR le credenziali per l’accesso al portale di e-learning per la formazione (obbligatoria) ⁽¹⁾.
11. L'IR, superato positivamente il test finale, trasmette copia dell’attestato di superamento del test finale all’Ente, il quale provvederà ad attivare il profilo di IR nel sistema telematico CMS.
12. L'Ente comunica alla PEC del professionista l'inizio operativo dell’attività di IR con eventuali ulteriori istruzioni di dettaglio.

• ⁽¹⁾ Il corso in e-learning è relativo all'acquisizione degli aspetti giuridici, amministrativi e operativi di base necessari per lo svolgimento in sicurezza dell'incarico. Il corso si conclude con test finale obbligatorio.
  L’IR, seppur già accreditato presso l'Ente, potrà iniziare ad operare solo dopo il superamento del test finale. Fino ad allora il contratto di mandato è sospeso cioè l’IR non ottiene l’abilitazione informatica al sistema di riconoscimento e registrazione CMS del Certificatore.
  L’attestazione di superamento del corso di e-learning ha validità di 12 mesi. Alla scadenza l’IR e i suoi collaboratori (ove previsti dal tipo di nomina) dovranno sostenere un nuovo test. Le abilitazioni informatiche del singolo operatore sono temporaneamente sospese fino alla comunicazione del nuovo attestato.
  ​ATTENZIONE Gli eventuali ritardi nell'ottenere l’attestato di formazione non sospendono la durata del contratto di mandato (3 anni dalla data di sottoscrizione).

Nomina IR – persone giuridiche 

1. leggere con attenzione tutta la seguente documentazione inerente l'incarico:

Schema generale di contratto IR persona giuridica
Scheda addetti alla registrazione
Disciplinare IR
Manuale operativo CNS
Manuale operativo certificati qualificati
Atto di designazione per gli addetti
Informativa per gli addetti
Autocertificazione requisiti 
Modulo nomina IR persona giuridica

2. Compilare a video il Modulo nomina IR – persona giuridica, unitamente alla Scheda addetti alla registrazione. Se anche il legale rappresentante intende svolgere l’attività di incaricato alla registrazione, deve inserire il suo nominativo nella Scheda degli addetti.
3. Salvare i contenuti in nuovi files .pdf, con formato pdf/A, mantenendo lo stesso nome ma con l’aggiunta della ragione sociale e del nominativo del legale rappresentante; ad esempio “Modulo nomina IR persona giuridica – Walt Disney srl (Paperino Paolino).pdf”
4. Sottoscrivere digitalmente entrambi i files pdf/A, selezionando la modalità di firma digitale PADES.  Attenzione: poiché anche il file pdf/A ha l’estensione .pdf, accertarsi di firmare il nuovo file pdf/A e non il .pdf usato per la compilazione!
5. Allegare copia del documento di identità del legale rappresentante (scansionare il documento con foto nitida e leggibile).
6. Inviare via PEC all'indirizzo cns@to.legalmail.camcom.it della Camera di commercio di Torino il Modulo di nomina sottoscritto, la Scheda degli addetti e copia del documento di riconoscimento degli stessi (scansionato/fotografato in modo che l'immagine del titolare risulti nitida e leggibile). Indicare nell'oggetto della PEC: “Modulo nomina IR persona giuridica – <ragione sociale> (<nominativo del legale rappresentante>)”.
7. l’Ente svolge l'istruttoria dell'istanza e, se accolta, redige il contratto di mandato, lo firma digitalmente e lo trasmette alla PEC del legale rappresentante per la controfirma;
8. Il legale rappresentante restituisce all’Ente via PEC il contratto di mandato controfirmato unitamente alla ricevuta di pagamento dell’imposta di registro.
9. L’Ente comunica il completamento dell’iter amministrativo di accreditamento dell'IR al Certificatore, il quale provvede a generare e trasmettere alla PEC dell’IR le credenziali per l’accesso al portale per la fase di formazione per i nominativi riportati nella Scheda degli addetti alla registrazione.
10. Separatamente, l’IR compila l’Autocertificazione requisiti di moralità, completa del riferimento del protocollo del contratto di mandato sottoscritto, e la invia esclusivamente al QTSP InfoCamere.  Tale documento non deve pervenire all’Ente, neanche per conoscenza!
    NB In assenza di tale documento, il Certificatore non potrà concedere le credenziali informatiche per l’uso della piattaforma di e-learning, necessaria alla formazione degli addetti e al superamento del test finale. 
11. L’IR trasmette all’Ente copia dell’attestato di superamento del corso di formazione degli addetto che a sua volta provvederà ad attivarne il profilo nel sistema telematico CMS. Le necessarie istruzioni di dettaglio per avviare l’attività operativa di incaricato alla registrazione verranno successivamente comunicate dall’Ente alla PEC dell’IR

• La formazione consiste in un corso in e-learning relativo all'acquisizione da parte degli addetti degli aspetti giuridici, amministrativi e operativi di base necessari per lo svolgimento in sicurezza dell'incarico. Il corso si conclude con test finale online obbligatorio
  Indipendentemente dalla sottoscrizione del contratto di mandato regolarmente sottoscritto dal legale rappresentante, i suoi addetti potranno iniziare ad operare solo dopo il superamento del test finale, trasmettendo copia dell'attestato all'Ente. Fino ad allora, se nessuno degli addetti supera il test finale, il contratto di mandato è temporaneamente sospeso; cioè gli addetti non ottengono l'abilitazione informatica al sistema di riconoscimento e registrazione CMS del Certificatore.L’attestazione di superamento del corso di e-learning ha validità di 12 mesi. Alla scadenza l’IR e i suoi collaboratori (ove previsti dal tipo di nomina) dovranno sostenere un nuovo test. Le abilitazioni informatiche del singolo operatore sono temporaneamente sospese fino alla comunicazione del nuovo attestato.
  ​ATTENZIONE Gli eventuali ritardi nell'ottenere l’attestato di formazione non sospendono la durata del contratto di mandato (3 anni dalla data di sottoscrizione).

Informativa trattamento dati personali "Gestione contratti nomina Incaricati della Registrazione (IR)"