Nel 1993 l’Unione Europea ha comunque adottato il Manuale della Gestione del Ciclo del Progetto (PCM), strumento nato per valutare i progetti di cooperazione internazionale e sviluppo locale, la cui applicazione è oggi diffusa in tutti gli ambiti di intervento progettuale.
Attraverso tale strumento è possibile gestire in itinere il progetto, avendone sempre un quadro completo di tutte le sue parti.
Il PCM è un modello che sintetizza lo sviluppo di un progetto mediante un’impostazione ciclica. Il modo in cui il progetto è ideato e realizzato segue una sequenza che parte dal consenso su una determinata strategia e si sviluppa in un’idea per un’azione concreta e specifica che viene formulata, implementata e valutata con l’intento di migliorare la strategia iniziale e le conseguenti azioni.

Le fasi di progetto individuate dal PCM sono sei

• Programming
  coinvolge principalmente la Commissione europea e riflette le scelte effettuate in sede comunitaria nella stesura di un programma di azione diretta. Il risultato finale di tale fase è il bando


• Identification
  il soggetto proponente, sulla base delle indicazioni avute dalla Commissione sviluppa un’idea progettuale verificandone la congruità con quanto esposto nel bando


• Appraisal
  l’idea progettuale è sviscerata, prendendo in considerazione i documenti messi a disposizione dalla Commissione ed esaminando il punto di vista dei principali stakeholder, che possono partecipare attivamente in tale fase. Si valutano in dettaglio i problemi e la fattibilità del progetto, aiutandosi attraverso la realizzazione di documenti appositi: schede relative a indicatori attesi, valutazione dell’impatto del progetto e risorse necessarie. Da tale valutazione deve emergere la decisione di proporre o meno l’idea progettuale


• Financing
  nella valutazione dell’idea progettuale rivestono una particolare rilevanza gli aspetti economici. Occorre infatti considerare che l’eventuale approvazione da parte della Commissione garantirà solo un cofinanziamento sulle spese ammissibili, mentre la parte restante dovrà essere finanziata direttamente dai partner


• Implementation
  le risorse messe a disposizione del progetto vengono utilizzate per l’implementazione delle azioni previste. Nel caso in cui avvengano dei cambiamenti significativi in corso di realizzazione è possibile discostarsi, previo accordo con la Commissione, rispetto a quanto previsto inizialmente. Al termine di tali azioni è possibile verificare l’opportunità o meno di proseguire nel progetto


• Evaluation
  è l’ultima fase progettuale. Prevede una valutazione dei risultati raggiunti e può essere realizzata in corso di progetto, al termine o ex-post. L’obiettivo è quello di valutare il reale impatto del progetto (outcomes) e, nell’ottica della ciclicità che sta alla base del PCM, dovrebbe essere utile per stimolare la nuova programmazione.

Il metodo PCM individua poi alcuni princìpi chiave:

• utilizzo del Logical Framework Approach per analizzare i problemi ed individuare soluzioni adeguate
• realizzazione di documenti chiave in ogni fase di progetto per far sì che le decisioni vengano elaborate partendo da un livello di conoscenza comune
• coinvolgimento dei principali stakeholder nelle varie fasi di progetto
• chiara individuazione dei vantaggi che risulteranno per i beneficiari individuati
• identificazione iniziale dei risultati qualitativi da perseguire

Il PCM unisce tali princìpi, che garantiscono una buona gestione del progetto, a strumenti e tecniche di analisi e li applica attraverso un processo decisionale ciclico che assicura ai progetti: 

• il rispetto e la contribuzione all’ulteriore sviluppo di princìpi comunitari quali il rispetto dei diritti umani, la riduzione della povertà, la parità di opportunità ed il rispetto dell’ambiente
• il rispetto della strategia concordata in fase di ideazione e la pertinenza delle azioni nei confronti dei problemi individuati per il target di riferimento
• la fattibilità, sia dal punto di vista operativo che economico.

In fase di preparazione del progetto occorrerà porre particolare attenzione a

• solidità del progetto
  una buona idea progettuale deve affiancarsi ad un’attenta analisi delle competenze, attività e strategie da parte del proponente: sarà così possibile valutare con attenzione il modo in cui il progetto potrà inserirsi nelle attività solite, il grado di innovazione rispetto ad esse ed il suo valore rispetto alle strategie perseguite. Ciò garantirà un corretto indirizzamento al progetto rispetto al reale interesse ed alle reali potenzialità del proponente
   
• valore aggiunto europeo
  l’idea progettuale ed i suoi obiettivi devono essere esaminati tenendo conto del contesto comunitario e non del solo contesto locale o nazionale dei partner che partecipano al progetto. La valutazione della Commissione Europea avverrà anche sul valore che il progetto sarà in grado di esprimere in termini di creazione del “nuovo”, innovazione dell’esistente, sinergia delle eccellenze, integrazione di esperienze, contributo alla competitività europea, contributo all’attrattività europea
   
• innovazione
  l’apporto di innovazione del progetto verrà valutato a livello europeo. Nella valutazione che sta alla base dell’ideazione progettuale occorre dunque superare i confini nazionali ed effettuare una ricerca a livello comunitario
   
• concretezza
  la proposta dovrà caratterizzarsi per la valutabilità e la sostenibilità economica, che dovrà essere garantita dai partner del progetto e dovrà garantirne la continuazione anche al termine del contributo comunitario. Occorrerà inserire in fase di redazione dell’idea progettuale una serie di elementi concreti che permettano alla Commissione di valutare in corso di svolgimento l’efficacia delle azioni realizzate
   
• coerenza
  oltre alla sostenibilità il progetto dovrà caratterizzarsi anche per la sua coerenza  economica. Il cofinanziamento dovrà essere pesato sulla base delle azioni da svolgere, il contributo di ogni singolo partner dovrà essere commisurato al suo reale peso nel progetto e non dovranno in ogni caso sussistere sproporzioni troppo elevate tra il contributo fornito da ciascun partner
   
• creazione di un partenariato idoneo
  nella costituzione del partenariato occorrerà prestare particolare attenzione alla scelta dei differenti membri. Alcune indicazioni in merito vengono fornite direttamente dal bando, dove nella maggior parte dei casi sono precisati: i candidati ammissibili, il loro numero minimo e la rappresentatività minima che occorre garantire per le differenti nazionalità. Oltre a tali vincoli occorrerà poi prestare particolare attenzione al peso dei partner coinvolti, alla scelta del lead partner e alla coerenza tra l’attività normalmente svolta e gli obiettivi del progetto. La Commissione, inoltre, giudica con particolare favore l’inserimento di partner provenienti da Paesi recentemente entrati a far parte dell’Unione Europea
   
• corretta presentazione del progetto
  da un’attenta lettura del bando e di tutti i documenti di progetto disponibili (ad esempio, regolamento che istituisce il programma, work program e guida del proponente) è possibile comprendere esattamente quali sono le aspettative della Commissione e verificare il corretto posizionamento del proprio progetto nel programma e nella call. Le reti comunitarie di informazione ed i siti internet della Commissione forniscono un’utile strumento per tale approfondimento
   
• esame dei progetti già realizzati
  la Commissione non finanzia progetti che siano già stati realizzati. E’ dunque fortemente auspicabile, prima di redigere un progetto, verificare con attenzione che la stessa idea progettuale non sia già stata realizzata in precedenza da altri proponenti. La Commissione pubblica sui siti internet dei programmi le idee progettuali finanziate.

Il modulo di candidatura è il documento ufficiale per la stesura del progetto, e la Commissione respingerà le proposte che non verranno presentate tramite tale modulo.
Oggi la quasi totalità dei progetti vengono presentati mediante appositi portali on line.
La struttura del modulo varia di volta in volta, ma lo caratterizzano alcuni elementi: una sezione dedicata alla presentazione dei partner, una per redigere un abstract del progetto, una in cui presentare le singole azioni che condurranno al raggiungimento degli obiettivi previsti, ed infine una sezione per la presentazione dei metodi di valutazione in itinere ed ex-post degli stessi.

Alcuni consigli pratici

• particolare attenzione deve essere riposta nella stesura dell’abstract del progetto, che spesso costituisce la prima parte della proposta progettuale ad essere valutata. Essa deve dunque contenere in poche righe le linee essenziali del progetto: finalità, coerenza con il programma di riferimento, obiettivi ed azioni
   
• nel modulo di candidatura è utile inserire un documento che presenti in modo schematico ed intuitivo le singole azioni del progetto (work package) e il loro calendario di applicazione  (GANTT)
   
• tra i documenti messi a disposizione dalla Commissione, è spesso presente anche una check list, che permette di assicurarsi di aver allegato alla domanda di finanziamento tutti i documenti necessari affinché la richiesta non venga rigettata dalla Commissione
   
• è fortemente consigliabile, anche quando non richiesta formalmente dal programma, la compilazione del modulo in lingua inglese

COME ANALIZZARE LA CALL E LA DOCUMENTAZIONE COLLEGATA

Una volta individuato l’invito a presentare proposte al quale si intende rispondere è necessario soffermarsi su alcuni aspetti utili alla stesura dell’idea progettuale. Occorre analizzare tutta la documentazione disponibile per individuare le tematiche prioritarie del programma, le linee specifiche della call in cui inserire il proprio progetto, individuare i candidati ed i costi ammissibili e le modalità di presentazione della proposta

Una buona proposta deve accompagnarsi alla stesura di un budget coerente con le azioni e gli obiettivi che si intende perseguire.
Occorre dunque individuare con precisione le azioni che verranno realizzate dai singoli partner, stimarne il tempo di realizzazione e moltiplicarlo per il costo orario della risorsa umana impiegata.
A ciò sarà necessario sommare gli altri costi, diretti e indiretti.
Talvolta la modalità di calcolo di tali spese è indicata direttamente nel manuale di rendicontazione.

Dopo l’adozione del Quadro Finanziario 2014-2020, la Commissione europea ha introdotto numerose misure di semplificazione in merito a struttura, accesso e gestione dei finanziamenti europei:

• e’ stato sensibilmente ridotto il numero dei programmi, attraverso la creazione di nuovi strumenti integrati
   
• i programmi sono stati strutturati in modo da essere chiaramente indirizzati al risultato, attraverso l’introduzione di un numero limitato di obiettivi e priorità strettamente connessi alla strategia di Europa 2020
   
• sono state rinforzate performance e misurabilità della stessa: gli obiettivi devono essere  S.M.A.R.T. (Specific, Measureable, Achievable, Relevant and Timed) ed accompagnati da indicatori di risultato
   
• semplificazioni sono state introdotte anche dal punto di vista finanziario: su H2020 è stato introdotto un modello di finanziamento unico che prevede una sola percentuale di rimborso per tutti i partecipanti ad un progetto (fatta eccezione per gli enti non-profit), secondo il principio “one project-one funding rate“ ed è stata introdotta una tariffa flat per il calcolo dei costi indiretti; su tutti i programmi sono stati ridotti i costi relativi ai servizi di audit (riducendone l’obbligatorietà sulla base del principio della proporzionalità); si è ridotto il tempo di obbligo di mantenimento della documentazione progettuale (in generale da 10 a 5-3 anni) e l’IVA ora  è rendicontabile solo se non recuperabile; i tempi per il pagamento dei contributi ai beneficiari dal momento della richiesta di pagamento è ora di 90 giorni.

Come già precedentemente anticipato, il progetto deve essere presentato alla Commissione Europea seguendo quanto indicato nella call.
Per la maggior parte dei programmi è oggi prevista la presentazione on line tramite apposito portale.

Il progetto dovrà essere suddiviso in differenti work package (azioni), per ciascun dei quali occorrerà indicare i partner coinvolti, i tempi di apertura e chiusura dello stesso e l’impegno del personale previsto.
Occorrerà mettere in risalto la qualità del consorzio, gli obiettivi generali e specifici del progetto, che dovranno essere verificati attraverso indicatori di risultato reali e quantificabili, e la qualità del piano di disseminazione.

La Commissione Europea attribuisce sempre più importanza alle attività di comunicazione e disseminazione previste nei pacchetti di lavoro, è quindi consigliabile dedicare attenzione anche a tali aspetti

Il reporting 
Durante la fase di svolgimento del progetto i singoli partner dovranno fornire al capo progetto i report relativi alle azioni svolte ed alle spese ammissibili sostenute.
Il lead partner, una volta uniti i vari report, li trasmetterà all'autorità di gestione dello specifico programma , che valuterà dunque in itinere lo stato di avanzamento del progetto e l’ammontare delle spese sostenute dai partner. In caso di eccessivo scostamento rispetto a quanto previsto in fase di presentazione del progetto, tale autorità potrà chiedere delucidazioni, richiedere aggiustamenti e, nei casi di maggior gravità, porre fine al cofinanziamento.

La visibilità del progetto
Questo elemento è ritenuto di grande rilevanza dalla Commissione europea.
Già in fase di ideazione del progetto occorrerà dunque prevedere e mettere in luce gli strumenti utili alla disseminazione dei risultati raggiunti.
In tutto il materiale realizzato a tale scopo sarà necessario utilizzare i loghi del programma e quello della Commissione europea.

I controlli
Anche successivamente alla chiusura del progetto, è necessario mantenere tutta la documentazione relativa al reporting.
La Commissione prevede infatti degli audit periodici a campione, volti a valutare la correttezza e corrispondenza della documentazione fornita in sede di rendicontazione.

CONSIGLI PRATICI

Nella stima dei costi e delle risorse è necessario porre particolare attenzione agli oneri derivanti dalla redazione del progetto e, in ncaso di approvazione dello stesso, dalle successive fasi di rendicontazione ed eventuale audit Occorre valutare con attenzione la scelta di proporre un nuovo progetto o inserirsi in progetti già ideati da altri proponenti. Nel caso in cui si sia i proponenti, la creazione del partenariato può costituire un onere particolarmente gravoso. In particolare è consigliabile – nell’eventualità in cui si partecipi ad un progetto europeo per la prima volta -  proporsi come partner e non come capofila Dalle indicazioni fornite nella call (budget e numero di progetti che si prevede di approvare) è spesso possibile avere un’indicazione in merito alle possibilità statistiche di accettazione del progetto E’ importante offrire alla Commissione garanzie di una gestione professionale del progetto e di un’impostazione finanziaria trasparente. Ciò si raggiunge attraverso una definizione chiara del ruolo del coordinatore e di quello dei singoli partner Nella call viene indicata la data di scadenza per la presentazione della domanda di cofinanziamento. Ricordiamo che l’ideazione del progetto, la creazione del partenariato, la stesura dell’idea progettuale e la raccolta di tutta la documentazione necessaria richiedono un impegno notevole in termini di tempo e di impiego di risorse. E’ dunque consigliabile operare con largo anticipo. Per conoscere gli strumenti utili ad informarsi sugli ultimi inviti a presentare proposte pubblicati si veda il par. 3.1.3

HORIZON 2020

Tra i programmi di attuazione diretta assume una particolare rilevanza Horizon 2020, che copre il periodo 2014-2020 e si rivolge principalmente alle PMI. Per conoscere le finalità e l’organizzazione di tale programma è possibile consultare l’apposita scheda