Variazione dell'indirizzo PEC

In caso di variazione della PEC occorre che la società richieda l'iscrizione del nuovo indirizzo nel Registro delle imprese.

Ufficio competente

Registro delle imprese della provincia nella quale è ubicata la sede legale della società.

Regime pubblicitario - Tipo adempimento

Regime pubblicitario: pubblicità NOTIZIA1

Tipo adempimento: domanda di iscrizione nel Registro delle imprese


1Se società semplice agricola gli effetti legali dell’iscrizione sono quelli della pubblicità dichiarativa (art. 2193 c.c.) ex art. 2 D.Lgs. 18 maggio 2001, n. 228.

Termini di presentazione della domanda/denuncia - Sanzioni

  • Termine di presentazione della domanda: nessuno
  • Sanzioni: non previste

Soggetti legittimati a presentare la domanda/denuncia in luogo dei soggetti obbligati

  • Procuratore
  • Professionista incaricato:  commercialista, ragioniere, perito commerciale regolarmente iscritto nella sezione A o B dell’Albo dei dottori commercialisti e degli esperti contabili (ex art. 31, legge n. 340/2000, commi 2-quater e quinquies ed ex art. 1, D.Lgs. n. 139/2005, comma 3, lettera q), e comma 4, lettera f)).

Firme chi deve firmare la domanda/denuncia

Firma digitale del soggetto che presenta la domanda (legale rappresentante, procuratore o professionista incaricato)
 

Nel caso in cui il legale rappresentante, sia privo del dispositivo di firma digitale, lo stesso può:

  • conferire procura ad altro soggetto ai sensi dell’art. 38 del D.P.R. n. 445/2000. In tal caso deve essere allegata la procura portante il numero identificativo della pratica, firmata autografamente dal legale rappresentante; a perfezionamento di questa modalità di firma occorre allegare, in un file separato, codificato con il codice E20, copia semplice del documento di identità del legale rappresentante;

oppure

  • conferire l’incarico alla presentazione della domanda ad un professionista incaricato, commercialista, ragioniere, perito commerciale regolarmente iscritto nella sezione A o B dell’Albo dei dottori commercialisti e degli esperti contabili (ex art. 31, legge n. 340/2000, commi 2-quater e quinquies ed ex art. 1, D.Lgs. n. 139/2005, comma 3, lettera q), e comma 4, lettera f)), mentre il professionista deve indicare, nel Modello Note della domanda, di essere stato incaricato alla presentazione dal legale rappresentante della società.
    La dichiarazione d’incarico da rendere nel Modello Note, nel caso di professionista che firma con dispositivo contenente il “certificato di ruolo”, è la seguente: “Il sottoscritto…dottore commercialista/ragioniere, consapevole delle responsabilità penali previste in caso di falsa dichiarazione, ai sensi degli artt. 46 e 47 D.P.R. n. 445/2000, dichiara di presentare la domanda su incarico di…(nome e cognome del legale rappresentante)”.
    La dichiarazione d’incarico da rendere nel Modello Note, nel caso di dispositivo di firma privo del “certificato di ruolo”, è la seguente: “Il sottoscritto…dottore commercialista/ragioniere, consapevole delle responsabilità penali previste in caso di falsa dichiarazione, ai sensi degli artt. 46 e 47 D.P.R. n. 445/2000, dichiara di essere iscritto nella sezione … (A o B) dell’Albo dei dottori commercialisti e degli esperti contabili di …, al n. .... Dichiara, inoltre, di non avere a proprio carico provvedimenti disciplinari ostativi all’esercizio della professione e di presentare la domanda su incarico di… (nome e cognome del legale rappresentante)”. 
     

Modulistica obbligatoria ed eventuale

  • Modello S2 deve risultare compilato nel riquadro relativo all’INDIRIZZO DELLA SEDEesclusivamente in corrispondenza dei campi:
     
    • “indirizzo e-mail certificata (nome)”
    • “indirizzo e-mail certificata (dominio)”1
       
  • Modello Note (eventuale) in cui deve risultare:
  • la dichiarazione d’incarico resa da un professionista nel caso in cui il legale rappresentante della società, privo del dispositivo di firma digitale, conferisca allo stesso l’incarico alla presentazione della domanda. 

Percorso di compilazione con Comunica Starweb

Esempio Distinta R.I. risultante dalla compilazione della modulistica 


 1L’indirizzo PEC deve essere digitato in due campi separati:

  • “nome casella”: sono i caratteri che precedono il simbolo @;
  • “dominio casella”: sono i caratteri che seguono il simbolo @ (deve essere un dominio di posta elettronica certificata e non può essere utilizzata la “Pec del cittadino” riconoscibile dal dominio @postacertificata.gov.it).

 

Importi

  • Diritti di segreteria: non previsti
  • Imposta di bollo: non prevista

Avvertenze

  • Modalità per presentare la domanda di variazione della PEC:
    • tramite la presentazione di una Comunicazione Unica, compilando la relativa modulistica mediante uno dei seguenti applicativi: Fedra Plus, Starweb1 o altri software compatibili;
      oppure
    • mediante la procedura semplificata, denominataPratica semplice2, accessibile dal sitohttp://www.registroimprese.it/ 
       
  • Compilazione modello S2: il modello S2 deve risultare compilato esclusivamente nei campi relativi all’indirizzo PEC e non anche nei campi relativi alla sede legale, se tale dato non è stato modificato. Se la comunicazione della variazione della PEC viene predisposta con il programma Comunica Fedra e per errore è stato selezionato il bottone “Sede anagrafica”, il sistema compila automaticamente i dati della localizzazione della società (indirizzo della sede legale) generando anche una pratica di modifica della sede anziché una pratica di sola variazione della PEC. E’ fondamentale, quindi, compilare esclusivamente i campi relativi alla PEC.
  • Imposta di bollo e diritti di segreteria: la domanda di variazione della PEC è esente dal pagamento dell’imposta di bollo e dei diritti di segreteria.  La domanda è soggetta al pagamento dell’imposta di bollo e dei diritti di segreteria nella misura specificamente prevista se, contestualmente alla variazione della PEC, è richiesta anche l’iscrizione di altri dati o fatti nel Registro delle imprese.
  • Verifica dell’iscrizione della PEC nel Registro delle imprese: sul sito http://www.registroimprese.it/, alla pagina informativa sull’obbligo della PEC per le società, è possibile verificare gratuitamente se l’impresa ha già iscritto il proprio indirizzo di posta elettronica certificata. Se l’indirizzo PEC non è iscritto nel Registro delle imprese, oppure è presente, ma non è corretto, occorre presentare  la domanda di prima iscrizione o di variazione dell’indirizzo PEC.
      
  • PEC scaduta: in caso di scadenza della casella PEC occorre contattare il Gestore che l’ha rilasciata (preferibilmente prima della scadenza) e provvedere al rinnovo della stessa. A seguito del rinnovo di una casella PEC già iscritta nel Registro delle imprese, avvenuto sia precedentemente sia successivamente alla sua scadenza, non deve essere fatta alcuna comunicazione al Registro delle imprese.
  • Titolarità esclusiva della PEC: considerato che la casella di posta elettronica certificata, una volta iscritta nel registro delle imprese, diventa l’indirizzo pubblico informatico della società al quale perverranno informazioni, atti e notifiche valide a tutti gli effetti di legge, la società deve richiedere l’iscrizione di un indirizzo di posta elettronica certificatache sia attivo e di cui essa stessa sia l'unico titolare3.
  • PEC iscritta nel Registro delle imprese e PEC indicata in ComUnica: premesso che, per ciascuna domanda/denuncia presentata al Registro delle imprese/REA tramite ComUnica, deve essere indicata, nel campo appositamente previsto della distinta ComUnica4, la casella PEC della società dove sono notificate le comunicazioni, le ricevute e gli atti relativi alla pratica, è opportuno che in tale campo venga indicato l'indirizzo PEC della società iscritto nel Registro delle imprese, qualora ne sia stata già richiesta l'iscrizione. A tale PEC c.d. "procedurale" saranno notificate tutte le comunicazioni, le ricevute e gli atti relativi al procedimento attivato con la pratica di Comunicazione Unica.
  • Elenco dei Gestori autorizzati al rilascio delle caselle di PEC:
    sul sito internet dell’Agenzia per l’Italia Digitale è possibile trovare l’elenco dei Gestori autorizzati al rilascio delle caselle di PEC  alla pagina  http://www.agid.gov.it/infrastrutture-sicurezza/pec-elenco-gestori oppure sul sito del Registro imprese alla pagina http://www.registroimprese.it/iscrizione-pec-pratica-semplice-#tab=page-1&under-tab=societa
  • PEC del cittadino: la cosiddetta "PEC del cittadino", rilasciata gratuitamente ai cittadini che ne fanno richiesta e rilasciata eventualmente al legale rappresentante della società, non può essere iscritta nel Registro delle imprese come PEC della società.
    La "PEC del cittadino" può essere utilizzata soltanto per:
    • richiedere informazioni alle pubbliche amministrazioni;
    • inviare istanze/documentazione alle pubbliche amministrazioni;
    • ricevere documenti, informazioni, comunicazioni dalle pubbliche amministrazioni. 

Le domande presentate indicando la "PEC del cittadino" sono rifiutate con provvedimento motivato del Conservatore, notificato via PEC alla società medesima, previo preavviso di rigetto. 
 

  • Data atto: la data atto da indicare nella modulistica in corrispondenza del codice A99 è la data di invio della domanda, in quanto questa è la data in cui la variazione della  PEC viene comunicata e non la data di acquisizione della stessa.
  • Domanda di cancellazione di indirizzo PEC di società iscritta nel Registro delle imprese: non deve essere presentata la domanda di cancellazione dell’indirizzo PEC senza la contestuale richiesta dell’iscrizione di un nuovo indirizzo. Se presentata, la stessa è rifiutata con provvedimento motivato del Conservatore.
  • Domanda di cancellazione di indirizzo PEC presentata contestualmente alla domanda di cancellazione della società dal Registro delle imprese: contestualmente alla richiesta di cancellazione della società dal Registro delle imprese, non può essere presentata la domanda di cancellazione dell’indirizzo PEC. Se presentata, la stessa è rifiutata con provvedimento motivato del Conservatore.
  • Domanda di cancellazione di indirizzo PEC disocietà fallita ancora iscritta nel Registro delle imprese: il curatore può presentare la domanda di cancellazione della PEC5 senza richiedere contestualmente l’iscrizione di una nuova PEC.  Ciò vale anche quando la PEC iscritta come PEC della società sia la PEC del curatore. Resta fermo per il curatore l’obbligo di iscrivere nel Registro delle imprese, sotto la sua persona, la propria PEC.
  • Domanda di cancellazione di indirizzo PECdisocietà fallita presentata contestualmente alla domanda di cancellazione della società dal Registro delle imprese: contestualmente alla richiesta di cancellazione della società dal Registro delle imprese, il curatore può presentare anche la domanda di cancellazione della PEC6. Ciò vale anche quando la PEC iscritta come PEC della società sia la PEC del curatore.

1Il programma Starweb non genera in automatico il codice atto A99 in distinta, l’Ufficio provvederà ad inserirlo in fase di istruttoria della domanda.
2L’uso della procedura semplificata (PEC semplice) è riservato solo ai legali rappresentanti della società muniti di un dispositivo di firma digitale.
3Per maggiori informazioni vedi la Direttiva del Ministro dello Sviluppo Economico d'intesa con il Ministro della Giustizia del 27 aprile 2015.
4Riquadro 5 della distinta ComUnica.
5Con riguardo alle società in fallimento il Ministero dello Sviluppo Economico, con circolare del 24/11/2011 Prot. n. 0223761, ha affermato che l’iscrizione della PEC non sarebbe obbligatoria bensì facoltativa; per questo motivo si ritiene possibile la presentazione, da parte di queste società, di una domanda di cancellazione della PEC .
6Si ritiene che, con la conclusione della procedura fallimentare il curatore non sarebbe più investito di alcuna funzione rispetto alla società e, quindi, non vi sarebbero motivi ad impedire la presentazione di una domanda avente per oggetto la cancellazione dell’indirizzo PEC.

 

Approfondimento

Per effetto di quanto previsto dal comma 6 dell’articolo 16 del D.L. 29 novembre 2008, n.185, convertito, con modificazioni, con L. n. 2/2009, tutte le imprese costituite in forma societaria che si iscrivono nel Registro delle imprese hanno l’obbligo di indicare nella domanda di iscrizione l’indirizzo di posta elettronica certificata (PEC).
L’obbligo di pubblicizzare la PEC è stato previsto anche per le società già iscritte nel Registro delle imprese alla data del 29 novembre 20081 e per quelle iscritte successivamente che non vi abbiano mai provveduto.

Lo stesso articolo, inoltre, prevede l’iscrizione nel Registro delle imprese delle successive variazioni dell’indirizzo di posta elettronica certificata già iscritto.

Per variazioni s’intendono le modifiche del “nome casella” o del “dominio casella” o di entrambi. Ogni variazione deve essere pubblicizzata nel Registro delle imprese presentando la relativa domanda di iscrizione della modifica intervenuta con la quale si richiede la sostituzione del precedente indirizzo con quello nuovo.

Essendo obbligatorio per le società avere un indirizzo PEC e pubblicizzarlo nel Registro delle imprese, non costituisce variazione, invece, la sola presentazione della domanda di cancellazione della PEC stessa senza che contestualmente sia richiesta anche l’iscrizione di una nuova. Ciò vale a prescindere dal motivo per cui si intenderebbe chiedere la cancellazione della PEC (per esempio, PEC non più attiva, PEC appartenente ad altro soggetto).

Se presentata, la domanda di cancellazione della PEC è rifiutata con provvedimento motivato del Conservatore, non importa se la società resta ancora iscritta nel Registro delle imprese, se contestualmente richiede anche la sua cancellazione dal Registro delle imprese o se la società è stata già cancellata dal Registro delle imprese.

Fa eccezione,  tuttavia, il caso della società fallita posto che, per questo tipo di società, l’adempimento dell’iscrizione dell’indirizzo PEC si ritiene facoltativo e non obbligatorio2.

Il curatore di società fallita, quindi,  può presentare la domanda di cancellazione della PEC della società, senza richiedere contestualmente l’iscrizione di una nuova PEC e ciò, a prescindere dal fatto che la PEC pubblicizzata come PEC della società sia quella della società o anche quella del curatore. Ciò è possibile sia con riguardo alle società ancora iscritte sia con riguardo alle società di cui il curatore richiede contestualmente la cancellazione dal Registro delle imprese.

Resta ovviamente fermo, l’obbligo per il curatore di pubblicizzare nel Registro delle imprese la propria PEC.

Anche il caso di semplice rinnovo della PEC, già iscritta al Registro delle imprese, avvenuto sia precedentemente sia successivamente alla sua scadenza, non costituisce variazione, pertanto non deve esserne fatta alcuna comunicazione al Registro delle imprese.

I soggetti obbligati all’iscrizione della PEC e, di conseguenza, all’iscrizione della sua variazione, sono tutte le società di capitale e di persone, comprese le società semplici, le cooperative, le società in liquidazione e le società estere che hanno in Italia una o più sedi secondarie2. Non devono iscrivere tale dato i consorzi, i Geie, i soggetti collettivi iscritti solo nel REA e tutte le imprese non costituite in forma societaria3.

Pubblicità legale nel Registro delle imprese

La domanda di variazione dell’indirizzo PEC delle società deve essere presentata al Registro delle imprese dai legali rappresentanti della società mediante la “Comunicazione unica” di cui all’articolo 9 del D.L. 7/2007 compilando la modulistica Registro imprese.

E’ possibile presentarla anche tramite una procedura semplificata appositamente prevista per eseguire tale adempimento; tuttavia questa è riservata esclusivamente ai legali rappresentati della società muniti di un dispositivo di firma digitale. Tale procedura on-line,  accessibile dal sito www.registroimprese.it, consente al legale rappresentante della società di effettuare direttamente e personalmente la comunicazione della PEC, senza bisogno di registrarsi né di autenticarsi.

La domanda di variazione del solo indirizzo PEC non è soggetta al pagamento dei diritti di segreteria e dell’imposta di bollo. L’iscrizione della variazione dell’indirizzo PEC può tuttavia essere comunicata contestualmente a qualsiasi altro adempimento presso il Registro Imprese/REA, in questo caso, sono dovuti i diritti e/o l’imposta di bollo previsti per il diverso adempimento.

Per le società semplici non agricole gli effetti della pubblicità legale nel Registro delle imprese sono quelli della pubblicità notizia: l’iscrizione è finalizzata a rendere conoscibile ma non opponibile la PEC.

Per le società semplici agricole gli effetti della pubblicità legale nel Registro delle imprese sono quelli della pubblicità dichiarativa (art. 2193 c.c.): la PEC, se non iscritta, non può essere opposta ai terzi da chi è obbligato o interessato a richiederne l’iscrizione, a meno che questi non provi che i terzi ne abbiano avuto conoscenza. L’ignoranza dell’iscrizione della PEC non può essere opposta dai terzi dal momento in cui l’iscrizione è avvenuta. 


1Data di entrata in vigore del D.L. 29 novembre 2008, n. 185.
2La legge, nel fare generico riferimento a tutte le società organizzate in forma di impresa, non esclude le società in liquidazione e le società estere con sede secondaria in Italia. Con riguardo alle società in fallimento, invece, il Ministero dello Sviluppo Economico, con circolare del 24/11/2011 Prot. n. 0223761, ha affermato che l’iscrizione della PEC non sarebbe obbligatoria bensì facoltativa.
3Con circolare Ministeriale del 18/10/2013 Prot. n. 0171282 il Ministero dello Sviluppo Economico ha ribadito che “…poiché per le Associazioni non sussiste l’obbligo di iscrizione, in quanto tali, in appositi albi ed elenchi professionali istituiti con legge dello Stato, né l’obbligo di iscrizione al registro delle imprese, esse non sono soggette neppure all’obbligo di acquisizione dell’indirizzo PEC, con conseguente imposizione di alcun adempimento nei confronti dell’INI-PEC, ma neanche all’opportunità di potervi registrare liberamente il proprio indirizzo PEC”.

 

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Aggiornato il: 16/01/2018 - 11:53

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