Prima iscrizione dell'indirizzo PEC

Tutte le società già iscritte nel Registro delle imprese alla data del 29 novembre 2008 devono iscrivere nel registro il proprio indirizzo di posta elettronica certificata (PEC).

Ufficio competente

Registro delle imprese della provincia nella quale è ubicata la sede legale della società.

Regime pubblicitario - Tipo adempimento

Regime pubblicitario: pubblicità NOTIZIA1

Tipo adempimento: domanda di iscrizione nel Registro delle imprese


1Se società semplice agricola gli effetti legali dell’iscrizione sono quelli della pubblicità dichiarativa (art. 2193 c.c.) ex art. 2 D.Lgs. 18 maggio 2001, n. 228.

Termine di presentazione della domanda/denuncia - Sanzioni

Termine di presentazione della domanda: entro il 29 novembre 20111


1Per le società già costituite alla data del 29 novembre 2008 e per quelle costituitesi successivamente.
Le società di nuova costituzione devono farlo contestualmente alla presentazione della domanda di iscrizione nel Registro delle imprese.
Ai sensi della L. n. 35/2012, entrata in vigore il 7 aprile 2012, l’ufficio del Registro delle imprese, quando riceve una domanda di iscrizione da parte di una società che non ha ancora comunicato il proprio indirizzo di PEC, sospende l’iscrizione per tre mesi, periodo entro il quale la società potrà integrare la domanda stessa con la comunicazione dell’indirizzo PEC. Ove ciò non avvenga, trascorso tale periodo, l’iscrizione verrà eseguita, ma la società, o meglio ciascun soggetto che in rappresentanza della stessa era tenuto all’adempimento della PEC, sarà assoggettato al pagamento della sanzione amministrativa pecuniaria prevista dall’art. 2630 c.c.. La norma si riferisce alle domande di iscrizione, quindi si applica a tutte le domande presentate ai fini dell’iscrizione di un atto o di un fatto nel Registro delle imprese e nel REA (a norma di quanto dispone il D.P.R. n. 581/95, conseguenza della presentazione di una denuncia REA è l’iscrizione dei dati denunciati nello stesso repertorio); sono comprese, quindi, anche le iscrizioni modificative di società, mentre sono escluse le domande aventi per oggetto il mero deposito, come ad esempio quelle relative ai bilanci di esercizio annuali e agli statuti.

Soggetti legittimati a presentare la domanda/denuncia in luogo dei soggetti obbligati

  • Procuratore
     
  • Professionista incaricato:  commercialista, ragioniere, perito commerciale regolarmente iscritto nella sezione A o B dell’Albo dei dottori commercialisti e degli esperti contabili (ex art. 31, legge n. 340/2000, commi 2-quater e quinquies ed ex art. 1, D.Lgs. n. 139/2005, comma 3, lettera q), e comma 4, lettera f)).

Firme: chi deve firmare la domanda/denuncia

Firma digitale del soggetto che presenta la domanda (legale rappresentante, procuratore o professionista incaricato).

Nel caso in cui il legale rappresentante sia privo del dispositivo di firma digitale, lo stesso può:

  • conferire procura ad altro soggetto ai sensi dell’art. 38 del D.P.R. n. 445/2000. In tal caso deve essere allegata la procura portante il numero identificativo della pratica, firmata autografamente dal legale rappresentante; a perfezionamento di questa modalità di firma occorre allegare, in un file separato, codificato con il codice E20, copia semplice del documento di identità del legale rappresentante;

oppure

  • conferire l’incarico alla presentazione della domanda ad un professionista incaricato, commercialista, ragioniere, perito commerciale regolarmente iscritto nella sezione A o B dell’Albo dei dottori commercialisti e degli esperti contabili (ex art. 31, legge n. 340/2000, commi 2-quater e quinquies ed ex art. 1, D.Lgs. n. 139/2005, comma 3, lettera q), e comma 4, lettera f)) mentre il professionista deve indicare nel Modello Note della domanda di essere stato incaricato alla presentazione dal legale rappresentante
    La dichiarazione d’incarico da rendere nel Modello Note, nel caso di professionista che firma con dispositivo contenente il “certificato di ruolo”, è la seguente: “Il sottoscritto … dottore commercialista/ragioniere, consapevole delle responsabilità penali previste in caso di falsa dichiarazione, ai sensi degli artt. 46 e 47 D.P.R. n. 445/2000, dichiara di presentare la domanda su incarico di … (nome e cognome del legale rappresentante)”.
    La dichiarazione d’incarico da rendere nel Modello Note, nel caso didispositivo di firma privo del “certificato di ruolo”, è la seguente: “Il sottoscritto … dottore commercialista/ragioniere, consapevole delle responsabilità penali previste in caso di falsa dichiarazione, ai sensi degli artt. 46 e 47 D.P.R. n. 445/2000, dichiara di essere iscritto nella sezione … (A o B) dell’Albo dei dottori commercialisti e degli esperti contabili di …, al n. ... Dichiara, inoltre, di non avere a proprio carico provvedimenti disciplinari ostativi all’esercizio della professione e di presentare la domanda su incarico di … (nome e cognome del legale rappresentante)”.

 

Modulistica obbligatoria ed eventuale

  • Modello S2 deve risultare compilato nel riquadro relativo all’INDIRIZZO DELLA SEDE esclusivamente in corrispondenza dei campi:
    • “indirizzo e-mail certificata (nome)”
    • “indirizzo e-mail certificata (dominio)”1
       
  • Modello Note (eventuale) in cui deve risultare: 
     
    • la dichiarazione d’incarico resa da un professionista nel caso in cui il legale rappresentante, privo del dispositivo di firma digitale, conferisca allo stesso l’incarico alla presentazione della domanda.
       

Percorso di compilazione con Comunica Starweb

Esempio Distinta R.I. risultante dalla compilazione della modulistica
 


1L’indirizzo PEC deve essere digitato in due campi separati:

  • “nome casella”: sono i caratteri che precedono il simbolo @;
  • “dominio casella”: sono i caratteri che seguono il simbolo @ (deve essere un dominio di posta elettronica certificata e non può essere utilizzata la “Pec del cittadino” riconoscibile dal dominio @postacertificata.gov.it).

 

Importi

  • Diritti di segreteria: non previsti
     
  • Imposta di bollo: non prevista

Avvertenze

  • Modalità per presentare la domanda di prima iscrizione della PEC:
    • tramite la presentazione di una Comunicazione Unica, compilando la relativa modulistica mediante uno dei seguenti applicativi: Fedra Plus, Starweb1 o altri software compatibili;
      oppure
    • mediante la procedura semplificata, denominataPratica semplice2, accessibile dal sitohttp://www.registroimprese.it/
       
  • Compilazione modello S2: il modello S2 deve risultare compilato esclusivamente nei campi relativi all’indirizzo PEC e non anche nei campi relativi alla sede legale, se tale dato non è stato modificato. Se la domanda di iscrizione della PEC è predisposta tramite Comunica Fedra e per errore è stato selezionato il bottone “Sede anagrafica”, il sistema compila automaticamente i dati della localizzazione della società (indirizzo della sede legale) generando anche una pratica di modifica della sede anziché una pratica di sola comunicazione della PEC. E’ fondamentale, quindi, compilare esclusivamente i campi relativi alla PEC.
  • Imposta di bollo e diritti di segreteria: la domanda di prima iscrizione  della PEC è esente dal pagamento dell’imposta di bollo e dei diritti di segreteria anche se presentata successivamente al 29 novembre 2011.  La domanda è soggetta al pagamento dell’imposta di bollo e dei diritti di segreteria nella misura specificamente prevista se, contestualmente alla richiesta di iscrizione della PEC, è richiesta anche l’iscrizione di altri dati o fatti nel Registro delle imprese.
  • Verifica dell’iscrizione della PEC nel Registro delle imprese: sul sito http://www.registroimprese.it/, alla pagina informativa sull’obbligo della PEC per le società, è possibile verificare gratuitamente se l’impresa ha già iscritto il proprio indirizzo di posta elettronica certificata. Se l’indirizzo PEC non è iscritto nel Registro delle imprese, oppure è presente, ma non è corretto, occorre presentare rispettivamente la domanda di prima iscrizione o di variazione dell’indirizzo PEC.
  • PEC scaduta: in caso di scadenza della casella PEC occorre contattare il Gestore che l’ha rilasciata (preferibilmente prima della scadenza) e provvedere al rinnovo della stessa. A seguito del rinnovo di una casella PEC già iscritta nel Registro delle imprese, avvenuto sia precedentemente sia successivamente alla sua scadenza, non deve essere fatta alcuna comunicazione al Registro delle imprese.
  • Titolarità esclusiva della PEC: considerato che la casella di posta elettronica certificata, una volta iscritta nel registro delle imprese, diventa  l’indirizzo pubblico informatico della società al quale perverranno informazioni, atti e notifiche valide a tutti gli effetti di legge, la società deve richiedere l’iscrizione di un indirizzo di posta elettronica certificata che sia attivo e di cui essa stessa sia l' unico titolare 3.
     
  • PEC iscritta nel Registro delle imprese e PEC indicata in ComUnica: premesso che, per ciascuna domanda/denuncia presentata al Registro delle imprese/REA tramite ComUnica, deve essere indicata, nel campo appositamente previsto della distinta ComUnica 4, la casella PEC della società dove sono notificate le comunicazioni, le ricevute e gli atti relativi alla pratica, è opportuno che in tale campo venga indicato l'indirizzo PEC della società iscritto nel Registro delle imprese, qualora ne sia stata già richiesta l'iscrizione. A tale PEC c.d. "procedurale" saranno notificate tutte le comunicazioni, le ricevute e gli atti relativi al procedimento attivato con la pratica di Comunicazione Unica.
     
  • Elenco dei Gestori autorizzati al rilascio delle caselle di PEC:è possibile trovare l’elenco dei Gestori autorizzati al rilascio delle caselle di PEC collegandosi al sito http://www.digitpa.gov.it/ alla pagina http://www.agid.gov.it/infrastrutture-sicurezza/pec-elenco-gestori oppure al sito https://www.registroimprese.it/ alla pagina http://www.registroimprese.it/iscrizione-pec-pratica-semplice-#tab=page-1&under-tab=impresa_individuale
  • PEC del cittadino: la cosiddetta "PEC del cittadino", rilasciata gratuitamente ai cittadini che ne fanno richiesta e rilasciata eventualmente al legale rappresentante della società, non può essere iscritta nel Registro delle imprese come PEC della società.
    La "PEC del cittadino" può essere utilizzata soltanto per:
    • richiedere informazioni alle pubbliche amministrazioni;
    • inviare istanze/documentazione alle pubbliche amministrazioni;
    • ricevere documenti, informazioni, comunicazioni dalle pubbliche amministrazioni.

Le domande presentate indicando la "PEC del cittadino" sono rifiutate con provvedimento motivato del Conservatore, notificato via PEC alla società medesima, previo preavviso di rigetto.
 

  • Uso della PEC iscritta nel Registro delle imprese: la PEC iscritta nel Registro delle imprese può essere utilizzata:
    • da chiunque (pubblica amministrazione, soggetto privato o ente privato) per inviare comunicazioni, atti, documenti e informazioni allla società;
    • da chiunque (pubblica amministrazione, soggetto privato o ente privato) per notificare atti alla società;
    • dalla società per inviare a chiunque possieda una casella di posta elettronica certificata (pubblica amministrazione, soggetto privato o ente privato) comunicazioni, atti, documenti e informazioni;
    • dalla società per notificare atti a chiunque possieda una casella di posta elettronica certificata (pubblica amministrazione, soggetto privato o ente privato).
       
  • Data atto: la data atto da indicare nella modulistica in corrispondenza del codice A99 è la data di invio della domanda, in quanto questa è la data in cui la PEC viene comunicata (non deve essere indicata la data di acquisizione della PEC).

1Il programma Starweb non genera in automatico il codice atto A99 in distinta, l’Ufficio provvederà ad inserirlo in fase di istruttoria della domanda.
2L’uso della procedura semplificata (PEC semplice) è riservato solo ai legali rappresentanti della società muniti di un dispositivo di firma digitale.
3Per maggiori informazioni vedi la Direttiva del Ministro dello Sviluppo Economico d'intesa con il Ministro della Giustizia del 27 aprile 2015

4Riquadro 5 della distinta ComUnica.

Approfondimento

Per effetto di quanto previsto dal comma 6 dell’articolo 16 del D.L. 29 novembre 2008, n.185, convertito, con modificazioni, con L. n. 2/2009, tutte le imprese costituite in forma societaria, quando si iscrivono nel Registro delle imprese, hanno l’obbligo di indicare nella domanda di iscrizione l’indirizzo di posta elettronica certificata (PEC).

I soggetti obbligati alla comunicazione della PEC sono tutte le società di capitali e di persone, comprese le società semplici, le cooperative, le società in liquidazione e le società estere che hanno in Italia una o più sedi secondarie1.

Non devono iscrivere tale dato i consorzi, i Geie, i soggetti collettivi iscritti solo nel REA e tutte le imprese non costituite in forma societaria2.

Prima di presentare la domanda di iscrizione, il legale rappresentate della società deve acquistare la PEC presso uno dei gestori autorizzati al rilascio delle caselle PEC. L’elenco dei Gestori di Posta elettronica Certificata è pubblicato sul sito internet dell’Agenzia per l’Italia Digitale Gestioni ex DigitPA, alla pagina http://www.agid.gov.it/infrastrutture-sicurezza/pec-elenco-gestori; lo stesso elenco è anche reperibile sul sito del Registro imprese alla pagina www.registroimprese.it/dama/comc/comc/IT/pec/indexSocieta.jsp.

Non può essere iscritta la “PEC del cittadino” (casella Pec con dominio @postacertificata.gov.it, rilasciata gratuitamente a seguito di richiesta on-line sul sito Internet https://www.postacertificata.gov.it/home/index.dot), poiché la stessa può essere utilizzata solo per richiedere informazioni alle Pubbliche Amministrazioni o per inviare alle stesse istanze e comunicazioni, mentre la PEC da indicare nella domanda di iscrizione delle società nel Registro delle imprese deve poter essere utilizzata da chiunque (Pubblica Amministrazione o soggetto privato) voglia inviare o notificare atti, documenti o informazioni alla società oltre che dalla società stessa per inviare o notificare atti o documenti anche a soggetti privati.

L’obbligo di pubblicizzare la PEC è stato previsto anche per le società già iscritte nel Registro delle imprese alla data del 29 novembre 20083 e per quelle iscritte successivamente che non vi abbiano mai provveduto. Il termine previsto per tale comunicazione era il 29 novembre 2011. Successivamente a tale data, come prevede la L. n. 35/2012, entrata in vigore il 7 aprile 2012, l’ufficio del Registro delle imprese, quando riceve una domanda di iscrizione da parte di una società che non ha ancora comunicato il proprio indirizzo di PEC, ne sospende l’iscrizione per tre mesi; entro tale periodo la società deve integrare la domanda stessa con la comunicazione dell’indirizzo PEC4. Ove ciò non avvenga, l’iscrizione della domanda é eseguita, ma la società, o meglio ciascun soggetto che in rappresentanza della stessa era tenuto all’adempimento della PEC, sarà assoggettato al pagamento della sanzione amministrativa pecuniaria prevista dall’articolo 2630 c.c..
Per “domande di iscrizione” si intendono tutte le domande presentate ai fini dell’iscrizione di un atto o di un fatto nel Registro delle imprese e nel REA5 (iscrizione, modifica, cancellazione). Sono pertanto escluse dal regime della sospensione tutte le domande aventi per oggetto il mero deposito come, ad esempio, quelle relative ai bilanci di esercizio annuali e agli statuti.

L’articolo 5, comma 3, del D.L. 18 ottobre 2012, n. 179, convertito, con modificazioni, dalla L. 17 dicembre 2012, n. 221, ha istituito presso il Ministero dello Sviluppo Economico l’ “Indice nazionale degli indirizzi di posta elettronica certificata delle imprese e dei professionisti (INI-PEC)”. Si tratta di un elenco pubblico di indirizzi PEC, alimentato da quelli iscritti presso i Registri delle imprese e da quelli detenuti dagli Ordini ed i Collegi professionali, creato per semplificare la comunicazione tra cittadini, imprese, professionisti e istituzioni, raccogliendo gli indirizzi di posta elettronica certificata delle imprese e dei professionisti di tutta Italia. Tale elenco è consultabile dal portale www.inipec.gov.it/ dello stesso ministero.

  

La Posta elettronica certificata (PEC) è un sistema di posta elettronica tramite il quale è fornita al mittente documentazione elettronica, con valenza legale, attestante l'invio e la consegna di documenti informatici. 

 

La PEC è un servizio che alle comuni funzioni di posta elettronica somma funzionalità in grado di certificare l'invio, l'integrità e l'avvenuta consegna del messaggio inviato: al momento dell'invio di un messaggio PEC il gestore di posta elettronica certificata fornisce al mittente la ricevuta di accettazione che costituisce prova legale dell'avvenuta spedizione del messaggio; quando il messaggio viene recapitato nella casella del destinatario, il gestore invia al mittente la ricevuta di avvenuta consegna che prova che il suo messaggio è effettivamente pervenuto all'indirizzo del destinatario e certifica il momento della consegna. In questo modo l'utilizzo della PEC viene equiparato, ad ogni effetto di legge, alla notifica a mezzo posta (raccomandata A/R).

 

 

PUBBLICITA’ LEGALE NEL REGISTRO DELLE IMPRESE
 

La domanda di iscrizione dell’indirizzo PEC delle società deve essere presentata al Registro delle imprese dai legali rappresentanti della società mediante la “Comunicazione unica” di cui all’articolo 9 del D.L. 7/2007 compilando la modulistica Registro imprese.

E’ possibile presentarla anche tramite una procedura semplificata appositamente prevista per eseguire tale adempimento, tuttavia, questa è riservata esclusivamente ai legali rappresentati della società muniti di un dispositivo di firma digitale. Tale procedura on-line,  accessibile dal sito http://www.registroimprese.it/, consente al legale rappresentante della società di effettuare direttamente e personalmente la comunicazione della PEC, senza bisogno di registrarsi né di autenticarsi.

La domanda di iscrizione del solo indirizzo PEC non è soggetta al pagamento dei diritti di segreteria e dell’imposta di bollo. L’indirizzo PEC può tuttavia essere comunicato contestualmente a qualsiasi altro adempimento presso il Registro Imprese/REA, in questo caso, sono dovuti i diritti e/o l’imposta di bollo previsti per il diverso adempimento.

Per le società semplici non agricole gli effetti della pubblicità legale nel Registro delle imprese sono quelli della pubblicità notizia: l’iscrizione è finalizzata a rendere conoscibile ma non opponibile la PEC.

Per le società semplici agricole gli effetti della pubblicità legale nel Registro delle imprese sono quelli della pubblicità dichiarativa (art. 2193 c.c.): la PEC, se non iscritta, non può essere opposta ai terzi da chi è obbligato o interessato a richiederne l’iscrizione, a meno che questi non provi che i terzi ne abbiano avuto conoscenza. L’ignoranza dell’iscrizione della PEC non può essere opposta dai terzi dal momento in cui l’iscrizione è avvenuta. 

 


 1La legge, nel fare generico riferimento a tutte le società organizzate in forma di impresa, non esclude le società in liquidazione e le società estere con sede secondaria in Italia. Con riguardo alle società in fallimento, invece, il Ministero dello Sviluppo Economico, con circolare del 24/11/2011 Prot. n. 0223761, ha affermato che l’iscrizione della PEC non sarebbe obbligatoria bensì facoltativa.
2Con circolare Ministeriale del 18/10/2013 Prot. n. 0171282 il Ministero dello Sviluppo Economico ha ribadito che “…poiché per le Associazioni non sussiste l’obbligo di iscrizione, in quanto tali, in appositi albi ed elenchi professionali istituiti con legge dello Stato, né l’obbligo di iscrizione al Registro delle imprese, esse non sono soggette neppure all’obbligo di acquisizione dell’indirizzo PEC, con conseguente imposizione di alcun adempimento nei confronti dell’INI-PEC, ma neanche l’opportunità di potervi registrare liberamente il proprio indirizzo PEC.”
3Data di entrata in vigore del D.L. 29 novembre 2008, n. 185.
4Anche in questa ipotesi, l’acquisto della PEC deve essere effettuato presso uno dei gestori autorizzati sopra indicati.
5A norma di quanto dispone il D.P.R. n. 581/95, conseguenza della presentazione di una denuncia REA è l’iscrizione dei dati denunciati nello stesso repertorio.

 

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Aggiornato il: 16/01/2018 - 11:53

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