Come ottenere la nomina a Incaricato della Registrazione (IR)


Testata CNS Incaricati

Requisiti e documentazione richiesta per la nomina a IR - Incaricato alla registrazione

Il rilascio dell'identità digitale di una persona fisica richiede elevati standard di sicurezza. 

L'aspetto più delicato e critico del processo è rappresentato dalla fase di riconoscimento del soggetto richiedente: infatti, è necessario assicurare, in modo certo, l'identità del soggetto richiedente attraverso la verifica della corrispondenza dei suoi dati anagrafici con quelli riportati nel documento di identità. Pertanto, la persona deve essere fisicamente presente davanti all’operatore preposto al rilascio dei certificati digitali riconoscimento de visu).

A tal fine, tutti i soggetti coinvolti nel processo di rilascio, devono possedere specifici requisiti di competenza organizzativa e serietà professionale, per garantire i necessari livelli di qualità e sicurezza dell'identità digitale rilasciata.

I ruoli del processo di rilascio: QSTP, RA e IR

L’attività di rilascio dei dispositivi di firma digitale/CNS e di firma remota vede coinvolti più soggetti e con diversi ambiti di responsabilità.

La Camera di commercio di Torino, ai sensi del D.P.R. 117/2004, è titolare del rilascio del certificato di autenticazione CNS - Carta Nazionale dei Servizi mentre, mentre per il rilascio dei certificati di sottoscrizione (firma digitale/firma remota), ha assunto la qualifica di Registration Authority (di seguito “RA”) da parte di InfoCamere S.C.p.A., prestatore fiduciario di servizi digitali qualificati (QTSP - Qualified Trust Service Provider o anche “Certificatore”), accreditato presso l’Agenzia per l’Italia Digitale (AgID).

Cioè, per l’attività materiale di rilascio dei dispositivi digitali CNS, l’Ente opera sotto la diretta responsabilità del Certificatore, che resta l’unico responsabile del riconoscimento dell’utente, anche ai sensi dell’art. 32 del CAD e del DPCM 30 marzo 2009.

L’Ente, nel suo ruolo di RA, si avvale sia di propri dipendenti, opportunamente formati e istruiti, sia della collaborazione fiduciaria di soggetti terzi che, previa verifica dei requisiti, sono nomina Incaricati alla Registrazione (IR) per lo svolgimento delle (sole) attività di riconoscimento e registrazione della richiesta di rilascio CNS e di ritiro e consegna dei dispositivi digitali prodotti.

Quali soggetti possono essere nominati IR? Con quali requisiti?

L’Ente ha definito le seguenti categorie di soggetti che, previa verifica del possesso dei requisiti, può accreditare, cioè nominare IR:

  • persone fisiche: professionisti iscritti a uno dei seguenti Ordini afferenti alla provincia di Torino (Consiglio notarile di Torino, Ordine degli Avvocati di Torino, Ordine Nazionale dei Consulenti del Lavoro - Consiglio provinciale di Torino, Ordine dei Dottori Commercialisti e degli Esperti Contabili di Torino) che svolgono di persona le attività previste dalla nomina a IR (vedi nella sezione "Nomina IR - persone fisiche" le tipologie professionali accettate).
     
  • persone giuridichea) professionisti che soddisfano ai requisiti del punto precedente e che svolgono l'attività di IR avvalendosi di collaboratori ovvero operano in forma aggregata (studi professionali o associazioni di professionisti);
    b) società di servizi, in regola con il pagamento del diritto annuale e con esclusione delle ditte individuali,  che operano nell'ambito delle pratiche amministrative e rilascio certificati ovvero, seppur con diversa ragione sociale, hanno dimostrato all'ente di  possedere specifiche caratteristiche organizzative e profili di competenza coerenti con il rilascio delle CNS. 
    I compiti previsti dalla nomina a IR sono svolti dai collaboratori della persona giuridica sotto la diretta responsabilità del legale rappresentante (vedi sezione "Nomina IR - persone giuridiche").

La nomina a IR è formalizzata attraverso la sottoscrizione di un contratto di mandato a titolo gratuito della durata massima di tre anni, che non prevede il tacito rinnovo.

Il soggetto che ottiene la nomina, potrà effettivamente operare solo dopo la frequenza di un corso di formazione in e-learning con superamento di test finale, predisposto dal Certificatore, e da ripetersi annualmente.

Di seguito il dettaglio delle procedure di accreditamento per IR - persone fisiche e IR - persone giuridiche.

Procedura per la nomina IR – persone fisiche (professionista)

DOCUMENTI per la nomina IR persona fisica

Documentazione inerente l'incarico, da conoscere, e considerata approvata espressamente con la sottoscrizione del modulo di richiesta.

 

PROCEDURA per la nomina IR persona fisica

  • Compilare a video il Modulo nomina IR - persona fisica e la Scheda Misure di sicurezza.
  • Salvare il contenuto in un nuovo file pdf, formato pdf/A. Per il Modulo di nomina mantere lo stesso nome ma con l'aggiunta del nominativo del professionista; ad esempio: “Modulo nomina IR persona fisica - Mario Rossi.pdf”.
  • Sottoscrivere tali file digitalmente, selezionando la modalità di firma PADES. Attenzione: poiché anche il file pdf/A ha l’estensione .pdf, accertarsi di firmare il nuovo file pdf/A e non il .pdf usato per la compilazione!
  • Inviare via PEC all'indirizzo cns@to.legalmail.camcom.it il Modulo di adesione e la Scheda misure sicurezza sottoscritto. Indicare nell'oggetto della PEC: "Modulo nomina IR persona fisica – Cognome Nome del professionista".
  • L’Ente svolge l'istruttoria dell'istanza e, se accolta, redige il contratto di mandato, lo firma digitalmente e lo trasmette alla PEC del professionista che, a sua volta, lo firma digitalmente e lo restituisce all’Ente via PEC, unitamente alla ricevuta di pagamento dell’imposta di bollo.
  • Successivamente, l'ente invia versione compilazile dell'autocertificazione unitamente al numero di protocollo del contratto. il professionista compila l’Autocertificazione requisiti, indicando il numero di protocollo del contratto di mandato sottoscritto e la invia esclusivamente alla PEC del certificatore InfoCamere. ATTENZIONE Tale documento non deve pervenire all’Ente in nessun caso, neanche in conoscenza!
  • L’Ente, ricevuto il contratto controfirmato, comunica  i dati dell'IR al Certificatore per l'attivazione dei necessari profili informatici.
  • Il Certificatore, verificato di aver ricevuto l'Autocertificazione requisiti, trasmette alla PEC dell’IR le credenziali per l’accesso al portale di e-learning per la formazione (obbligatoria) (1).
  • L'IR, superato positivamente il test finale, trasmette copia dell’attestato di superamento del test finale all’Ente, il quale provvederà ad attivare il profilo di IR nel sistema telematico CMS.
  • L'Ente comunica alla PEC del professionista l'inizio operativo dell’attività di IR con eventuali ulteriori istruzioni di dettaglio.

(1) Il corso in e-learning  ha lo scopo di far acquisire gli aspetti giuridici, amministrativi e operativi di base necessari per lo svolgimento, in sicurezza, dell'incarico. Il corso si conclude con test finale obbligatorio.
L’IR, seppur già accreditato presso l'Ente, potrà iniziare ad operare solo dopo il superamento del test finale: fino ad allora il contratto di mandato è sospeso, cioè l’IR non ottiene l’abilitazione informatica al sistema di riconoscimento e registrazione CMS del Certificatore.
L’attestazione di superamento del corso di e-learning ha validità di 12 mesi. Alla scadenza, l’IR e/o i suoi addetti (ove previsti nel caso di  nomina a IR persona giuridica) dovranno sostenere un nuovo test. Le abilitazioni informatiche del singolo operatore sono temporaneamente sospese fino alla comunicazione del nuovo attestato.
​ATTENZIONE L'eventuale ritardo nell'ottenere l’attestato di formazione non sospende la durata del contratto di mandato (3 anni dalla data di sottoscrizione).

Procedura nomina IR  persone giuridiche (professionista o società con addetti)

DOCUMENTI per la nomina IR persona giuridica 

Documentazione inerente l'incarico, da conoscere, e considerata approvata espressamente con la sottoscrizione del modulo di richiesta.

 

PROCEDURA per la nomina IR persona giuridica 

  • Compilare a video il Modulo nomina IR – persona giuridica, unitamente alla Scheda addetti alla registrazione e alla Scheda misure di sicurezza. Se anche il legale rappresentante intende svolgere l’attività di incaricato alla registrazione, deve inserire il suo nominativo nella Scheda degli addetti.
  • Salvare i contenuti in nuovi files .pdf, con formato pdf/A, mantenendo lo stesso nome ma con l’aggiunta della ragione sociale e del nominativo del legale rappresentante; ad esempio “Modulo nomina IR persona giuridica – Walt Disney srl (Paperino Paolino).pdf”
  • Sottoscrivere digitalmente i files pdf/A, selezionando la modalità di firma digitale PADES.  Attenzione: poiché anche il file pdf/A ha l’estensione .pdf, accertarsi di firmare il nuovo file pdf/A e non il .pdf usato per la compilazione!
  • Inviare via PEC all'indirizzo cns@to.legalmail.camcom.it della Camera di commercio di Torino il Modulo di nomina sottoscritto, la Scheda degli addetti, la Scheda Misure di sicurezza e copia del documento di identità degli stessi (scansionato/fotografato in modo che l'immagine del titolare risulti nitida e leggibile). Indicare nell'oggetto della PEC: “Modulo nomina IR persona giuridica – <ragione sociale> (<nominativo del legale rappresentante>)”.
  • l’Ente svolge l'istruttoria dell'istanza e, se accolta, redige il contratto di mandato, lo firma digitalmente e lo trasmette alla PEC del legale rappresentante per la controfirma;
  • Il legale rappresentante restituisce all’Ente via PEC il contratto di mandato controfirmato unitamente alla ricevuta di pagamento dell’imposta di bollo.
  • Successivamente, l'ente invia versione compilabile dell'autocertificazione unitamente al numero di protocollo del contratto. Il legale rappresentante compila l’Autocertificazione requisiti, indicando il numero di protocollo del contratto di mandato sottoscritto e la invia esclusivamente alla PEC del certificatore InfoCamere. ATTENZIONE Tale documento non deve pervenire all’Ente in nessun caso, neanche in conoscenza!
    NB In assenza di tale documento, il Certificatore non potrà concedere le credenziali informatiche per l’uso della piattaforma di e-learning, necessaria alla formazione degli addetti e al superamento del test finale (1). 
  • L’Ente comunica il completamento dell’iter amministrativo di accreditamento dell'IR al Certificatore, il quale provvede a generare e trasmettere alla PEC dell’IR le credenziali per l’accesso al portale per la fase di formazione per i nominativi riportati nella Scheda degli addetti alla registrazione.
  • L’IR trasmette all’Ente copia dell’attestato di superamento del corso di formazione degli addetto. L'ente provvederà ad attivarne il profilo nel sistema telematico CMS. Le necessarie istruzioni di dettaglio per avviare l’attività operativa di incaricato alla registrazione verranno successivamente comunicate dall’Ente alla PEC dell’IR.

(1) Il corso in e-learning  ha lo scopo di far acquisire gli aspetti giuridici, amministrativi e operativi di base necessari per lo svolgimento, in sicurezza, dell'incarico. Il corso si conclude con test finale obbligatorio.
L’IR, seppur già accreditato presso l'Ente (contratto firmato), potrà iniziare ad operare solo dopo il superamento del test finale: fino ad allora il contratto di mandato è sospeso, cioè l’IR non ottiene l’abilitazione informatica al sistema di riconoscimento e registrazione CMS del Certificatore.
L’attestazione di superamento del corso di e-learning ha validità di 12 mesi. Alla scadenza, l’IR e/o i suoi addetti (ove previsti nel caso di  nomina a IR persona giuridica) dovranno sostenere un nuovo test. Le abilitazioni informatiche del singolo operatore sono temporaneamente sospese fino alla comunicazione del nuovo attestato.
​ATTENZIONE L'eventuale ritardo nell'ottenere l’attestato di formazione non sospende la durata del contratto di mandato (3 anni dalla data di sottoscrizione).

Informativa trattamento dati personali "Gestione contratti nomina Incaricati della Registrazione (IR)"

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Giovedì, Dicembre 5, 2024 - 22:08

Aggiornato il: Giovedì, Dicembre 5, 2024 - 22:08

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