Modalità di intervento e di esercizio del diritto di voto nelle assemblee nel periodo di emergenza Covid-19

Modalità di intervento e di esercizio del diritto di voto nelle assemblee nel periodo di emergenza Covid-19

Per rendere possibile lo svolgimento delle assemblee dei soci delle società, anche in presenza della situazione di emergenza sanitaria causata dal virus COVID-19, l’articolo 106 del D.L. n. 18, del 17 marzo 2020 (c.d. decreto Cura Italia) ha previsto per tutte le società di capitali (S.p.a., S.a.p.a., S.r.l.), le cooperative e le mutue assicuratrici che, con l’avviso di convocazione delle assemblee ordinarie o straordinarie, sia possibile prevedere, anche in deroga alle diverse disposizioni statutarie, l’espressione del voto elettronico o per corrispondenza e l’intervento all’assemblea mediante mezzi di telecomunicazione. Tutte le società di capitali potranno inoltre prevedere che l’assemblea si svolga, anche esclusivamente, mediante mezzi di telecomunicazione che garantiscano l’identificazione dei partecipanti, la loro partecipazione e l’esercizio del diritto di voto, senza, in ogni caso, la necessità che si trovino nel medesimo luogo, ove previsti, il presidente, il segretario o il notaio.

Con specifico riferimento alle S.r.l., inoltre, viene ammesso che l’espressione del voto possa avvenire anche mediante consultazione scritta o per consenso espresso per iscritto, anche in deroga a quanto previsto dall’art. 2479-bis, comma 4 c.c. e alle diverse disposizioni statutarie.

Le deroghe previste dal decreto si applicano alle assemblee convocate entro il 31 luglio o comunque, se successive, entro la data fino alla quale sarà in vigore lo stato di emergenza.

Verbalizzazione dell’assemblea dei soci

L’articolo 106 del D.L. n. 18/2020 non ha introdotto disposizioni in deroga alla disciplina della verbalizzazione delle assemblee ordinarie e straordinarie delle società, qualunque sia il tipo.

Anche in periodo di emergenza da COVID-19, pertanto, i verbali devono continuare ad essere allegati alle domande di iscrizione e deposito, nelle modalità indicate, a seconda del fatto che si tratti di atti soggetti a deposito o iscrizione oppure di atti da allegare a scopo meramente probatorio.

Sottoscrizione del verbale

L’articolo 2375, comma 1, primo periodo, c.c., non derogato dall’articolo 106 del D.L. n. 18/2020, dispone che il verbale di assemblea dei soci debba essere sottoscritto dal presidente e dal segretario o dal notaio.

Conseguentemente, l’ufficio del Registro delle imprese anche nel periodo emergenziale continua a controllare che il verbale di assemblea ordinaria sia firmato dal presidente e dal segretario, il verbale di assemblea straordinaria dal presidente e dal notaio.

La mancanza della firma non consente di qualificare il documento come verbale, ma semplicemente come bozza di un verbale. Ai sensi dell’art. 2379 c.c., infatti, il verbale non sottoscritto da presidente e segretario o notaio si considera mancante, quindi nullo, di conseguenza si considerano inesistenti le deliberazioni che ne formano l’oggetto.

La verifica della sottoscrizione del verbale rientra nell’ambito dei controlli di competenza dell’Ufficio del Registro delle imprese, poiché la stessa costituisce requisito formale e non solo sostanziale dell’atto, che consente di accertarne l’imputabilità e l’esistenza stessa del verbale.

Resta ferma, infine, anche la prescrizione secondo la quale la dichiarazione di conformità di un verbale debba riferirsi anche all’intervenuta sottoscrizione dello stesso da parte di tutti i soggetti che lo hanno redatto. Pertanto prima della dichiarazione di conformità/non disconoscimento deve sempre risultare l’indicazione “IN ORIGINALE FIRMATO DA…” seguita dal nome, cognome e dalla qualifica del/i soggetto/i che ha/hanno redatto l’atto.

Tempi di redazione del verbale

Il codice civile dispone che il verbale debba essere redatto “senza ritardo”, ma nei tempi necessari per la tempestiva esecuzione degli obblighi di deposito o di pubblicazione.

La verbalizzazione può quindi essere contestuale o non contestuale, a seconda che essa avvenga contemporaneamente oppure successivamente rispetto allo svolgimento dell’assemblea.

In ogni caso, deve intervenire prima dell'esecuzione degli adempimenti pubblicitari verso il Registro delle imprese, vale a dire che il verbale, anche in caso di verbalizzazione postuma, deve sempre riportare una data di redazione antecedente o uguale a quella di presentazione della domanda di deposito o iscrizione nel Registro delle imprese, alla quale è allegato.

In caso di verbalizzazione non contestuale i termini per l’esecuzione dell’adempimento pubblicitario decorrono dalla data della deliberazione, ovvero dalla data di svolgimento dell’assemblea.

Supporto di redazione del verbale e forma per l’esecuzione dell’adempimento pubblicitario presso il Registro Imprese

Nulla è cambiato in merito alla forma del supporto materiale del verbale di assemblea, il quale è analogico, quando il verbale è redatto su supporto cartaceo e sottoscritto con firma autografa da presidente e segretario, oppure digitale, quando il verbale è redatto sotto forma di atto informatico e sottoscritto digitalmente da presidente e segretario.

Non è prevista alcuna relazione logica tra tipo di assemblea (analogica, parzialmente analogica o full audio/video conference) e il tipo di supporto utilizzato per la redazione all’origine del verbale. E’ possibile redigere un verbale analogico al termine di un’assemblea full audio/video conference, così come è possibile redigere un verbale in formato digitale al termine di un’assemblea analogica.

Le adunanze del consiglio di amministrazione durante il periodo COVID-19

Appare ragionevole affermare che le previsioni contenute nel comma 2 dell’art. 106 del D.L. n. 18/2020, seppure espressamente dettate per le riunioni dell’assemblea dei soci, siano suscettibili di applicazione estensiva anche alle riunioni dei consigli d’amministrazione, dal momento che, anche rispetto a queste ultime paiono ravvisabili le medesime esigenze di protezione e salvaguardia sottese alla citata norma. Se non altro, in virtù di quanto disposto dall’art. 1, comma 1, lettera q), del decreto dell’8 marzo 2020, secondo il quale “sono adottate, in tutti i casi possibili, nello svolgimento di riunioni, modalità di collegamento da remoto”, confermato successivamente dal D.P.C.M. dell’11 marzo 2020. Tale disposizione consentirebbe di superare, senza il rischio di contestazioni, l’assenza di un’indicazione statutaria che preveda lo svolgimento dell’adunanza mediante mezzi di telecomunicazione.

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