Sei in Aggiornato il: 29 Gennaio 2016

Presentazione e sottoscrizione

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I soggetti obbligati/legittimati

Le domande di iscrizione e di deposito e le denunce REA devono essere presentate al Registro delle imprese dal “soggetto obbligato” individuato, di volta in volta, dalle norme che prevedono e disciplinano la presentazione della specifica domanda o denuncia.

Quando la legge individua per lo stesso adempimento pubblicitario (presentazione della domanda/denuncia) una pluralità di soggetti obbligati, riconoscendo loro una legittimazione primaria concorrente (es. il notaio e l’amministratore, gli amministratori, l’amministratore e il socio unico cessato), è sufficiente che l’adempimento sia eseguito da uno soltanto di essi. In caso di soggetti con poteri congiunti relativamente all’ordinaria amministrazione (es. amministratori, liquidatori), la domanda o la denuncia deve essere sottoscritta da tutti.

Quando, invece, la legge individua quale soggetto obbligato un organo collegiale (es. il  collegio sindacale), è sufficiente che l’adempimento pubblicitario sia eseguito da uno soltanto dei componenti effettivi dell’organo medesimo.
Quando la legge riconosce ad altro soggetto una legittimazione sussidiaria (es. ai soci nella costituzione e al collegio sindacale rispetto agli amministratori per le s.p.a.) rispetto a quella del soggetto obbligato, questa potrà essere esercitata a condizione di presentare la domanda/denuncia soltanto dal giorno successivo a quello in cui è scaduto il termine prescritto per eseguire l’adempimento pubblicitario, senza che il soggetto obbligato vi abbia provveduto.
Quando, invece, le norme di legge, che prevedono e disciplinano la presentazione della singola domanda o denuncia non individuano specificamente il soggetto obbligato a presentare la domanda o la denuncia (esecuzione dell’adempimento pubblicitario), la stessa deve essere presentata al Registro delle imprese dal “soggetto interessato”.
E’ sempre considerato soggetto interessato alla presentazione della domanda/denuncia il titolare, in caso di impresa individuale, l’amministratore o il legale rappresentante, in caso di società o di impresa collettiva di altro tipo. Quando la domanda ha per oggetto l’iscrizione o il deposito di un atto, oppure alla domanda é allegato un atto probatorio, unilaterale o plurilaterale, oltre al titolare, all’amministratore e al legale rappresentante, sono considerati soggetti interessati, quindi legittimati alla presentazione della domanda, anche  tutti i soggetti che abbiano sottoscritto l’atto stesso o che con esso siano stati nominati.
Il soggetto obbligato, individuato specificamente dalla legge, e il soggetto interessato, sono entrambi legittimati in via principale alla presentazione delle domande e delle denunce al Registro delle imprese: sono questi i soggetti che prima di tutti devono o possono presentare la domanda o la denuncia.
Tuttavia, le domande di iscrizione e di deposito e le denunce REA possono essere presentate al Registro delle imprese, in nome e per conto del  soggetto obbligato o interessato, anche da un soggetto diverso al quale la legge riconosce espressamente una legittimazione speciale e concorrente con quella del soggetto obbligato o interessato: “speciale”, perché questa legittimazione è riconosciuta a tale soggetto soltanto in presenza di tutte le condizioni previste dalla legge per il suo esercizio, “concorrente” perché la stessa domanda o denuncia, sussistendo le predette condizioni, può essere presentata sia dal soggetto obbligato o interessato sia dal soggetto titolare della legittimazione speciale.
Una legittimazione speciale e concorrente alla presentazione delle domande e delle denunce REA al Registro delle imprese è riconosciuta dalla legge al notaio, al professionista incaricato e al procuratore.

Notaio, il quale
in veste di legittimato speciale, può presentare al Registro delle imprese le domande di iscrizione, di deposito e le denunce al REA aventi per oggetto gli atti da lui rogati o autenticati, da cui dipendono le formalità relative ai corrispondenti adempimenti pubblicitari.
Questa legittimazione speciale è riconosciuta al Notaio sia quando gli atti dallo stesso rogati o autenticati sono soggetti ad iscrizione o deposito nel registro, sia quando gli stessi sono allegati a scopo meramente probatorio.
Le formalità degli adempimenti pubblicitari, oggetto delle domande presentate dal notaio, si intendono dipendenti dall’atto rogato o autenticato dal Notaio, sia quando i relativi effetti giuridici si producono quale conseguenza diretta dell’atto medesimo, sia quando gli stessi si sono prodotti precedentemente e autonomamente, ma l’atto comunque li rappresenta quale atto ricognitivo. In ogni caso, deve sempre risultare chiaro ed espresso il fatto o l’effetto giuridico di cui si richiede la pubblicità e la data di decorrenza dell’effetto.

Per atti rogati o autenticati da Notaio si intendono, rispettivamente, gli atti pubblici redatti dal notaio, conservati a raccolta negli atti del medesimo e sottoscritti dallo stesso, oltre che dalle parti, e le scritture private autenticate per le quali il notaio abbia provveduto ad attestare l’autenticità delle firme e l’identità delle parti che hanno sottoscritto l’atto in sua presenza, e anch’esse conservate a raccolta, in quanto soggette a pubblicità commerciale.

Quando il Notaio presenta al Registro delle imprese una domanda o una denuncia in qualità di legittimato speciale, lo stesso agisce sempre in veste di pubblico ufficiale rogante o autenticante, quindi non gli é richiesto di documentare né di autocertificare di essere stato incaricato dall’impresa alla presentazione della domanda/denuncia (ciò si desume implicitamente dall’incarico conferito alla redazione o autenticazione dell’atto).

In alcune ipotesi, peraltro non poco numerose, il Notaio è anche individuato dalla legge anche quale soggetto obbligato alla presentazione della domanda di iscrizione nel Registro delle imprese.

Professionista incaricato, il quale
in veste di legittimato speciale può presentare al Registro delle imprese:

  • le domande di deposito dei bilanci di esercizio;
  • le domande di iscrizione o di deposito di atti societari, anche quando la legge richieda che gli stessi debbano essere redatti con l’intervento del notaio, con esclusione di quegli atti per i quali il notaio sia individuato dalla legge come il soggetto obbligato alla presentazione della relativa domanda di deposito o di iscrizione nel Registro delle imprese; 
  • le domande di iscrizione relative alle imprese individuali;
  • le denunce REA relative a qualunque tipo di impresa;
  • le denunce relative ai soggetti "only REA".

Questa legittimazione speciale a presentare le domande al Registro delle imprese e le denunce al REA è riconosciuta sia ai professionisti regolarmente iscritti nell’Albo dei Dottori commercialisti, nella Sezione A, sia ai professionisti iscritti nella sezione B degli Esperti contabili dello stesso Albo.
Il professionista, tuttavia, a differenza del notaio, può presentare le domande e le denunce al Registro delle imprese/REA soltanto se e quando incaricato dal soggetto che, in relazione allo specifico adempimento pubblicitario, sia titolare della corrispondente legittimazione primaria, essendo questo il soggetto che, in qualità di soggetto obbligato o interessato,  per legge deve o può esternare legalmente la volontà dell’impresa di presentare la domanda di iscrizione e deposito o la denuncia al Registro delle imprese competente alla stessa riferita.

Per questa ragione, il professionista incaricato deve sempre dichiarare nel modello Note, allegato al modello di domanda/denuncia, di essere stato incaricato dal soggetto obbligato o interessato alla presentazione della stessa1.
Quando il certificato di sottoscrizione digitale, con il quale il professionista sottoscrive la domanda/denuncia, non certifica anche la sua regolare iscrizione all’Albo professionale, la dichiarazione di incarico deve essere integrata dall’ulteriore dichiarazione con la quale lo stesso attesta anche la sua iscrizione nell’Albo dei dottori commercialisti della provincia di competenza, oltre che l’assenza a suo carico di provvedimenti disciplinari ostativi all’esercizio della professione2.
L’Ufficio del Registro delle imprese, procede conseguentemente ad eseguire le dovute verifiche a campione dei dati dichiarati, secondo quanto prevedono le disposizioni di legge attualmente vigenti.
L’incarico conferito legittima il professionista unicamente a presentare le domande e le denunce al Registro delle imprese/REA e non anche alla sottoscrizione degli atti alle stesse allegati. Con riguardo agli atti, il professionista incaricato è solo legittimato a dichiarare la conformità all’originale delle copie dei bilanci di esercizio allegati alle domande di deposito dallo stesso presentate.

Procuratore, il quale
in veste di legittimato speciale può presentare tutte le domande al Registro delle imprese e le denunce al REA per la cui presentazione il soggetto obbligato o interessato gli abbia conferito apposita procura speciale o generale.
In caso di procura speciale, il procuratore che presenta la domanda di iscrizione/deposito al registro delle imprese, o la denuncia nel REA, deve sempre documentare il conferimento di tale delega. A tale scopo, deve allegare alla domanda/denuncia copia della procura, sottoscritta con sottoscrizione autografa dal soggetto che l’ha conferita, completa del numero codice pratica necessario ad identificare univocamente la domanda/denuncia per la quale è stata conferita, corredandola di copia semplice del documento di identità del soggetto stesso.
In caso di procura generale, invece, il procuratore che presenta la domanda di iscrizione o di deposito nel Registro delle imprese, o la denuncia nel REA, non deve documentare, unitamente alla stessa, il conferimento della procura quando la stessa sia stata già depositata per l’iscrizione presso il registro delle imprese competente.
La procura conferita al solo fine della presentazione della domanda/denuncia non legittima il procuratore a sottoscrivere, in luogo del soggetto obbligato o interessato che gliel’ha conferita, gli atti originali allegati alla medesima. 

Quando la domanda o la denuncia è presentata da un soggetto diverso dal soggetto obbligato o interessato o da un soggetto non legittimato, la stessa è sospesa perché possa essere regolarizzata entro un congruo termine allo scopo assegnato. In caso di mancata regolarizzazione la domanda, o la denuncia, è rifiutata con provvedimento motivato del Conservatore notificato via PEC all’impresa.


1La dichiarazione d’incarico da rendere nel Modello Note, nel caso di professionista che firma con dispositivo contenente il “certificato di ruolo”, è la seguente: “Il sottoscritto … dottore commercialista/ragioniere, consapevole delle responsabilità penali previste in caso di falsa dichiarazione, ai sensi degli artt. 46 e 47 D.P.R. n. 445/2000, dichiara di presentare la domanda/denuncia su incarico di … (nome e cognome del soggetto obbligato o interessato)”.
2La dichiarazione d’incarico da rendere nel Modello Note, nel caso di dispositivo di firma privo del “certificato di ruolo”, è la seguente: “Il sottoscritto … dottore commercialista/ragioniere, consapevole delle responsabilità penali previste in caso di falsa dichiarazione, ai sensi degli artt. 46 e 47 D.P.R. n. 445/2000, dichiara di essere iscritto nella sezione … (A o B) dell’Albo dei dottori commercialisti e degli esperti contabili di …, al n …. Dichiara, inoltre, di non avere a proprio carico provvedimenti disciplinari ostativi all’esercizio della professione e di presentare la domanda/denuncia su incarico di … (nome e cognome del soggetto obbligato o interessato)”.

Sottoscrizione

Le domande di iscrizione e deposito nel Registro delle imprese e le denunce REA devono essere sottoscritte digitalmente dal “soggetto che le presenta”, quindi dal soggetto obbligato o interessato, o in sua vece, da altro soggetto, legittimato in via speciale (notaio, professionista incaricato, procuratore).

A seconda della modalità di presentazione della domanda/denuncia:

  • diretta da parte del soggetto obbligato o interessato,
  • indiretta per mezzo di un soggetto legittimato in via speciale (notaio, professionista incaricato, procuratore),

la sottoscrizione deve essere apposta seguendo le regole specificamente corrispondenti alla modalità prescelta, posto che nel caso di presentazione da parte del professionista incaricato, questo deve sempre dichiarare nella domanda/denuncia di essere stato incaricato, nel caso di presentazione da parte del procuratore, questo deve sempre allegare alla domanda/denuncia la procura.

Naturalmente, e in ogni caso, l’intestatario della distinta (modello), quindi “il sottoscritto”, deve sempre coincidere con il soggetto che presenta e che sottoscrive la domanda. In caso di pluralità di sottoscrittori (come, per esempio, nel caso dell’iscrizione della nomina di una pluralità di amministratori di società a responsabilità limitata), tutti devono sottoscrivere la domanda, uno solo deve risultarne l’intestatario.

Quando la domanda o la denuncia non è sottoscritta o non è regolarmente sottoscritta, la stessa è sospesa perché possa essere regolarizzata entro un congruo termine allo scopo assegnato. In caso di mancata regolarizzazione la domanda, o la denuncia, è rifiutata con provvedimento motivato del Conservatore notificato via PEC all’impresa.

In relazione alla modalità di presentazione prescelta, le domande di iscrizione e di deposito nel Registro delle imprese, e le denunce REA, possono essere:

  • sottoscritte con firma digitale (invio telematico o deposito su supporto informatico) 
    l'apposizione della firma digitale deve avvenire mediante l'utilizzo di un dispositivo elettronico dotato di un certificato di sottoscrizione valido (non sospeso, revocato o scaduto) rilasciato da un ente certificatore accreditato:
  • dal soggetto obbligato1 o interessato2 (legittimato in via primaria3)
    dal soggetto obbligato alla presentazione, individuato dalle norme di legge che disciplinano la presentazione della specifica domanda o denuncia. Quando il soggetto obbligato non è stato individuato, le domande e le denunce sono sottoscritte digitalmente dal soggetto interessato alla presentazione delle stesse, di regola il titolare o il legale rappresentante dell'impresa
    OPPURE
  • da un soggetto legittimato in via secondaria4
    laddove il soggetto obbligato o interessato non possa sottoscrivere digitalmente la domanda o la denuncia, questa può essere presentata e sottoscritta digitalmente da un soggetto diverso al quale la legge riconosca espressamente una legittimazione speciale e concorrente con quella del soggetto obbligato o interessato: notaio5 e professionista incaricato6.

In entrambi i casi l’autenticità della firma è garantita dal certificato di sottoscrizione presente nel dispositivo elettronico di firma. Questo certificato viene appositamente creato e rilasciato dal certificatore accreditato al titolare richiedente il dispositivo di firma, e caricato a bordo dello stesso.

OPPURE

  • sottoscritte contestualmente con firma autografa e digitale (invio telematico o deposito su supporto informatico)
    laddove il soggetto obbligato1 o interessato2 non possa sottoscrivere digitalmente la domanda o la denuncia questa può essere presentata e sottoscritta digitalmente da un soggetto diverso, al quale la legge riconosca espressamente una legittimazione speciale e concorrente con quella del soggetto obbligato o interessato, in forza del conferimento di apposita procura (soggetto legittimato in via secondaria4), per cui queste pratiche devono essere sottoscritte:
  • dal soggetto obbligato o interessato, che appone la firma autografa solo sul modello procura, e da un procuratore7, all’uopo delegato, che appone la firma digitale sulla domanda/denuncia. A queste pratiche devono sempre essere allegati, in due file differenti, sia la copia informatica in formato PDF, del modello procura (recante il nome e cognome del soggetto obbligato, o interessato, la sua firma autografa, il codice identificativo della pratica, il nome e cognome del procuratore), sia la copia semplice del documento d’identità8 , in corso di validità, del soggetto che ha conferito la procura e firmato autografamente la medesima.
    Il ricorso al modello procura, benché ancora frequente, rappresenta un caso particolare perché l’autenticità della firma è garantita, per il sottoscrittore autografo, dalla validità del suo documento d’identità e, contemporaneamente per il firmatario digitale, dal certificato di sottoscrizione presente nel suo dispositivo elettronico di firma.

OPPURE
ESCLUSIVAMENTE PER LE DENUNCE PRESENTATE AL REA, SU “SUPPORTO CARTACEO”, PER L’ISCRIZIONE, LA MODIFICA E LA CANCELLAZIONE DEI SOGGETTI “ONLY REA”, DEPOSITATE DIRETTAMENTE ALLO SPORTELLO O INVIATE PER POSTA9

  • sottoscritte solo con firma autografa
    nei casi in cui è ancora possibile presentare le denunce su supporto cartaceo esse vengono sottoscritte con firma autografa direttamente sulla modulistica:
  • dal soggetto obbligato o interessato, che presentandosi allo sportello della Camera di commercio, alla presenza del funzionario addetto al ricevimento di tali pratiche, previa identificazione del firmatario, a seguito dell’esibizione di idoneo documento d’identità, avendone titolo appone la propria firma autografa.
    OPPURE

  • dal soggetto obbligato o interessato e presentate allo sportello unitamente alla fotocopia, non autenticata, di idoneo documento di identità del sottoscrittore.
    In entrambi i casi l’autenticità della firma del sottoscrittore è garantita dalla validità del suo documento d’identità.

Per un approfondimento dell'argomento relativo ai documenti di identità consultare la pagina Documenti d'identità.

In tutti i casi e qualunque sia la modalità di presentazione e sottoscrizione della domanda/denuncia prescelta, l'intestatario della distinta (modello di domanda/denuncia) o del modello cartaceo, quindi il "sottoscritto", deve sempre coincidere con un soggetto che presenta e sottoscrive la domanda/denuncia. In caso di pluralità di sottoscrittori (come, ad esempio, nel caso dell'iscrizione della nomina di una pluralità di amministratori di società a responsabilità limitata), tutti devono sottoscrivere la domanda, uno solo deve risultarne l'intestatario.

Le regole in base alle quali deve essere apposta la sottoscrizione sono riportate alla pagina Approfondimento sulla sottoscrizione

 


1SOGGETTO OBBLIGATO: il soggetto che, per espressa previsione di legge, deve eseguire lo specifico adempimento pubblicitario, presentando la domanda di iscrizione o di deposito al Registro delle imprese o la denuncia al REA. A tale soggetto la legge riconosce una legittimazione primaria all’esecuzione dell’adempimento pubblicitario.
2SOGGETTO INTERESSATO: il soggetto che può eseguire lo specifico adempimento pubblicitario, presentando la domanda di iscrizione o di deposito al Registro delle imprese o la denuncia al REA quando non è stato individuato dalla legge il soggetto obbligato. La legittimazione alla presentazione della domanda al Registro delle imprese è riconosciuta a tale soggetto in ragione della specifica funzione ricoperta, in quanto la stessa offre le maggiori garanzie di attendibilità circa le informazioni che formano oggetto della richiesta di pubblicità legale. Anche a tale soggetto è riconosciuta la legittimazione primaria all’esecuzione dello specifico adempimento pubblicitario.
3SOGGETTO LEGITTIMATO IN VIA PRIMARIA: il soggetto al quale è riconosciuto, per legge, il potere-dovere di presentare validamente le domande di iscrizione o deposito nel Registro delle imprese o le denunce al REA. Tale legittimazione è riconosciuta, per legge, “in via primaria” al soggetto obbligato o, in sua mancanza, al soggetto interessato. La legittimazione primaria può essere “concorrente”, quando la legge riconosca la stessa legittimazione, per lo stesso tipo di adempimento pubblicitario, ad una pluralità di soggetti, ma può anche essere “sussidiaria” quando la legge riconosca la stessa legittimazione ad altro soggetto, il quale può esercitarla soltanto se, il soggetto, al quale è riconosciuta la legittimazione primaria, non l’abbia esercitata nei termini previsti.
4SOGGETTI LEGITTIMATI IN VIA SECONDARIA: la legittimazione è definita “speciale”, quando il potere di presentare le domande di iscrizione o di deposito al Registro delle imprese e le denunce al REA è riconosciuto a soggetti diversi dal soggetto obbligato o interessato, in presenza di determinati presupposti previsti dalla legge. La legittimazione speciale può essere di fonte legale, di rango primario, ma concorrente, quando è la legge a stabilire quali soggetti e, in presenza di quali presupposti, questi possono esercitare la legittimazione speciale, oppure, di fonte negoziale, di rango secondario e sempre concorrente, quando invece, il soggetto che può presentare le domande o le denunce al Registro delle imprese è scelto direttamente dal soggetto obbligato o interessato, al quale gli stessi conferiscono apposita procura. In entrambi i casi, la legittimazione speciale si aggiunge, senza escluderla, alla legittimazione primaria del soggetto obbligato o interessato.
5NOTAIO/PUBBLICI UFFICIALI: il notaio e gli altri pubblici ufficiali roganti o autenticanti gli atti da cui dipendono le formalità necessarie ad eseguire lo specifico adempimento pubblicitario che possono presentare la relativa domanda di iscrizione o di deposito nel Registro delle imprese ai sensi di quanto prevede il comma 2 bis dell’articolo 31 della Legge n. 340/00.
6PROFESSIONISTA INCARICATO: il soggetto, munito di firma digitale, al quale è stato conferito, dai legali rappresentanti della società o dal soggetto obbligato o interessato, l’incarico di presentare la domanda di deposito o di iscrizione nel Registro delle imprese o la denuncia al REA, in qualità di professionista iscritto negli albi dei dottori commercialisti, dei ragionieri e periti commerciali, ai sensi di quanto previsto dai commi 2-ter e 2-quater dell’articolo 31 della Legge n. 340/00 e dall’art. 1 del D.Lgs n. 139/2005, comma 3, lettera q) e comma 4, lettera f).
7PROCURATORE: il soggetto terzo al quale il soggetto obbligato o interessato ha conferito il potere di rappresentarlo per la presentazione, in suo nome e per conto, delle domande di iscrizione o di deposito al Registro delle imprese o delle denunce al REA, secondo le modalità previste dal comma 3 bis dell’articolo 38 del D.P.R. 445/00.
8La copia del documento d'identità non deve necessariamente essere sottoscritta digitalmente nè essere allegata in formato pdf/A-1.
9Indirizzata a Camera di commercio di Torino - Registro imprese – Casella postale 328 – 10123 Torino, meglio se con raccomandata con A.R.

 


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